Η πρόληψη προβλημάτων ξεκινάει με το ERP

Κάθε επιχείρηση αντιμετωπίζει, σε καθημερινή βάση, διάφορα ζητήματα στο σύνολο των διεργασιών της. Το κατά πόσον αυτά θα μετατραπούν σε σημαντικά προβλήματα, έχει να κάνει συχνά με το χρόνο που θα απαιτηθεί για τον εντοπισμό και την αντιμετώπισή τους. Η προτεινόμενη συμβουλή είναι να δώσετε την απαραίτητη προσοχή στις ενδείξεις που προσφέρει το ERP, μιας και περιέχει όλες τις πληροφορίες για την επιχείρηση σας και τι συμβαίνει σε αυτήν ανά πάσα στιγμή. Από την άλλη, αυτό από μόνο του δεν πρόκειται να σας βοηθήσει να δώσετε την απαραίτητη βαρύτητα εάν οι πληροφορίες δεν παρουσιάζονται με τον κατάλληλο τρόπο. Σίγουρα, το ERP θα σας βοηθήσει σε αυτό, αλλά μόνο εφόσον ρυθμιστεί σωστά.

Η δυνατότητα χρήσης ειδοποιήσεων και alerts αποτελεί σημαντικό τμήμα της λειτουργίας του ERP, αρκεί αυτές να έχουν ρυθμιστεί με τον ενδεδειγμένο τρόπο. Από εκεί και πέρα, υπάρχουν δύο σημαντικά προβλήματα ως προς τις ειδοποιήσεις: είτε δεν χρησιμοποιούνται ή αγνοούνται, είτε αντιθέτως, μπορεί να «πλημμυρίσουν» το χρήστη με πολλά ασήμαντα μηνύματα.

Το λεγόμενο “under-alarming” είναι συνήθως το αποτέλεσμα του να μην καθοριστούν είτε καθόλου, είτε οι σωστές ειδοποιήσεις και συναγερμοί, κατά την υλοποίηση του συστήματος. Οι συναγερμοί και οι ειδοποιήσεις αποτελούν σημαντικό τμήμα της λύσης και πρέπει να ρυθμιστούν για να σας προειδοποιούν έγκαιρα για επισφαλείς καταστάσεις. Δυστυχώς, είναι αρκετοί εκείνοι που δεν μπαίνουν σε αυτήν τη διαδικασία, με αποτέλεσμα να μην ειδοποιούνται όποτε ανακύπτει κάποιο πρόβλημα.

Από την άλλη, το “over-alarming” είναι το αποτέλεσμα της χρήσης πολλών συναγερμών και ειδοποιήσεων, με συνέπεια την εμφάνιση πληθώρας μηνυμάτων. Στην περίπτωση αυτή, το αποτέλεσμα μπορεί να είναι το ίδιο με το να μην έχετε ορίσει καθόλου alerts, μιας και ο χρήστης θα έχει αναπόφευκτα την τάση να τους αγνοεί ή να μην αφιερώνει χρόνο για να αναλύει αυτό που του υποδεικνύουν οι προειδοποιήσεις.

Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να ορίσετε τον κατάλληλο αριθμό ειδοποιήσεων και alerts για τις κατάλληλες περιστάσεις. Σκεφτείτε προσεκτικά τι είδους συναγερμούς θέλετε να θέσετε και ποιοι είναι οι κατάλληλοι. Πρέπει να σκεφτείτε σοβαρά προτού τους επιλέξετε, μιας και μόνο οι πιο σημαντικοί «έχουν θέση» στην επιχείρησή σας, ενώ το ίδιο ισχύει και με την επιλογή των παραμέτρων τους.

Ένα ακόμα πιθανό πρόβλημα προκύπτει όταν δεν είναι πλήρως τυποποιημένες οι διεργασίες της επιχείρησης. Και πάλι, αυτό είναι κάτι που μπορεί να αντιμετωπίσει το ERP, αλλά δεν είναι δεδομένο πως όλοι οι εργαζόμενοι θα ενσωματώσουν τυποποιημένες διεργασίες σε όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης. Είναι σημαντικό να ελέγχετε τις διεργασίες σας, ώστε να διασφαλίσετε πως όλοι κάνουν το ίδιο πράγμα με τον ίδιο τρόπο. Έτσι, θα έχετε καλύτερο insight και θα μπορείτε να αντιμετωπίσετε τα προβλήματα εν τη γενέσει τους.

Εφόσον χρησιμοποιηθεί σωστά, το ERP αποτελεί τον «κυματοθραύστη» προβλημάτων και πιθανών καταστροφών, καθώς βοηθάει ενεργά το management να έχει υπό τον έλεγχό του πάντοτε οτιδήποτε συμβαίνει στην επιχείρηση. Με λίγα λόγια, αυτό σημαίνει πρόληψη ώστε να αποφευχθεί ενδεχομένως η καταστολή.