Οι άνθρωποι «κάνουν» το ERP

Η αλλαγή βρίσκεται στη βάση της σύγχρονης επιχειρηματικής πραγματικότητας, καθώς οτιδήποτε μένει στάσιμο, σύντομα αρχίζει την πτωτική του πορεία. Το ίδιο προφανώς ισχύει και για την υλοποίηση των ERP συστημάτων, στον πυρήνα των οποίων βρίσκεται η αλλαγή. Οι λύσεις αυτές απαιτούν εν τέλει από τις επιχειρήσεις στις οποίες εγκαθίστανται, να αλλάξουν το πώς λειτουργούν, με αρκετούς τρόπους. Στη λογική αυτή, είναι εξίσου σημαντικό για τους εργαζόμενους να αναπροσαρμόζονται σε αυτόν το νέο τρόπο εργασίας, σε καθημερινή βάση.

Το πρόβλημα…

Το παράδοξο είναι πως, αν και το σκεπτικό που περιγράψαμε είναι γνωστό στις περισσότερες επιχειρήσεις, παραμένουν ταυτόχρονα αρκετές εκείνες, που αγνοούν την ανάγκη για τη λεγόμενη διαχείριση αλλαγής. Άλλες πάλι επιλέγουν απλά τη χρήση κάποιων μόνο από τα διαθέσιμα εργαλεία της λύσης ERP, για τα οποία αισθάνονται ασφαλείς, ώστε να αποφύγουν τις όποιες συγκρούσεις. Προφανώς, όταν τα αποτελέσματα από την υλοποίηση της λύσης δεν είναι τα αναμενόμενα, θα σπεύσουν να «κατηγορήσουν» το ERP! Πάντως, για να είμαστε ρεαλιστές, συχνά οι επιχειρήσεις θεωρούν πως οι project managers θα πρέπει να θέτουν σε εφαρμογή τακτικές αλλαγής, αλλά εξίσου συχνά, δεν διαθέτουν τα τυπικά προσόντα και την εκπαίδευση, προκειμένου να εποπτεύσουν ένα πλήρες σχέδιο διαχείρισης αλλαγής.

…και η λύση

Αυτό που πρέπει να γίνει ξεκάθαρο είναι πως κάθε νέα υλοποίηση ERP θα πρέπει να περιέχει ένα ολοκληρωμένο και περιεκτικό πλάνο διαχείρισης αλλαγής. Θεωρείστε δεδομένο πως τα projects που περιλαμβάνουν ένα τέτοιου είδους πλάνο, είναι και τα πιο επιτυχή, μιας και τελικά ελαχιστοποιούν τις όποιες αντιδράσεις / αντιστάσεις του τελικού χρήστη στην εισαγωγή μιας νέας τεχνολογίας στην καθημερινότητά του, ενώ ταυτόχρονα «επενδύουν» σε μια νοοτροπία θετικής αλλαγής.

Τελικά, θα πρέπει να θυμάστε πως όσο υψηλότερο είναι το επίπεδο αποτελεσματικής διαχείρισης της αλλαγής, τόσο πιο πιθανό είναι το project να ανταποκριθεί στους στόχους που έχουν τεθεί, αλλά και να τους ξεπεράσει. Ένα αποτελεσματικό πλάνο απαιτεί όμως κάποιες νοοτροπίες που πρέπει να αλλάξουν ή να αναπροσαρμοστούν, προκειμένου να αντιστοιχηθούν με τις νέες ανάγκες. Για παράδειγμα, θα πρέπει να προϋπάρχει οργανωτική ετοιμότητα, καθώς και μια προληπτική προσέγγιση από τη διεύθυνση και τις ομάδες που είναι υπεύθυνες για το project, προκειμένου να προβλέψουν, αλλά και να κάμψουν την όποια αντίσταση προκύψει κατά την υλοποίηση.

Είναι σαφώς προτιμότερο και ευκολότερο να δουλέψετε επάνω στο θέμα, έχοντας από πριν γνώση του ζητήματος στο σύνολό του, από το να αντιδράτε εκ των υστέρων σπασμωδικά, προσπαθώντας να βελτιώσετε άγαρμπα τους πτωτικούς δείκτες παραγωγικότητας. Με το που ξεκινήσετε με το νέο σας σύστημα ERP, θα πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για μια πιθανή αρχικά πτώση της παραγωγικότητας και την εμφάνιση αντίστασης των τελικών χρηστών στις διαδικασίες του ERP. Στη συνέχεια όμως, αυτό που θα προσφέρει το πλάνο διαχείρισης της αλλαγής, είναι πως θα ελαχιστοποιήσει την αντίσταση αυτή, προσφέροντας λύσεις και εναλλακτικές που θα καταστήσουν τελικά το ERP δημοφιλές στους τελικούς χρήστες.