Επιλέγοντας ERP: Πολλά features ή έμφαση στη λειτουργικότητα;

Ποιες από τις δυνατότητες του ERP είναι features και πόσες, απλές καταγραφές σε ένα checklist; Τσεκάρετε ακόμη πιο προσεκτικά την προσφορά του παρόχου.

Τα ερωτήματα

Αν αναρωτιέστε γιατί να κάνετε κάτι τέτοιο, η ερώτηση έχει δύο σκέλη. Κατά πρώτον, οποιοδήποτε σύστημα ERP -θεωρητικά- μπορεί να αναλάβει και να φέρει εις πέρας τις λειτουργίες που θα του υποδείξετε, ανάλογα πάντα με το customization που θα του κάνετε. Μπορεί τα συστήματα ERP να είναι εξαιρετικά ευέλικτα, αλλά αυτό δεν συνεπάγεται αυτόματα πως είναι έτοιμα να κάνουν αυτό που επιθυμείτε, με μαγικό τρόπο. Κατά δεύτερον, είναι σχεδόν βέβαιο πως ο vendor θα σπεύσει να διαφημίσει όσο περισσότερα από τα πλεονεκτήματα της λύσης, δίνοντας ταυτόχρονα βαρύτητα σε εκείνα που αυτός θα επιλέξει. Πρακτικά, αυτό σημαίνει μια μακριά λίστα από features που δεν επεξηγούνται απαραίτητα, όσον αφορά τη λειτουργία τους.

Η κίνηση αυτή έχει λογική υπό την έννοια πως οι περισσότεροι δυνητικοί πελάτες θα κάνουν την επιλογή τους βάσει των καταγεγραμμένων features, δίχως να υπεισέλθουν στην ουσιαστική τους λειτουργικότητα. Εάν λοιπόν ο πελάτης απλά… τσεκάρει λίστες, τότε έχει νόημα αυτή η κίνηση του παρόχου, μιας και δεν χρειάζεται να ανησυχεί σχετικά με το πόσο χρήσιμα είναι τα features που προσφέρει.

Από την πλευρά του πελάτη όμως, αυτή η λίστα είναι κάποιες φορές επουσιώδης ή παραπλανητική. Αυτό που έχει ανάγκη ο πελάτης είναι πραγματικά χαρακτηριστικά, τέτοια που θα τον βοηθήσουν να εκμεταλλευτεί στο μέγιστο τις δυνατότητες του ERP του. Τελικά, πόσες από τις καταγεγραμμένες δυνατότητες είναι πραγματικά features και πόσα από αυτά είναι απλά αντικείμενα σε μια checklist; Η απάντηση σε αυτό το ερώτημα έρχεται με το να «σκύψετε» προσεκτικότερα στην προσφορά του vendor.

και οι απαντήσεις

Η αξιολόγηση ενός συστήματος ERP απαιτεί από μέρους σας να τσεκάρετε βέβαια τη λίστα με τα features του vendor, αλλά να τα αντιμετωπίσετε με επιφύλαξη, προκειμένου να ελέγξετε τη λειτουργικότητά τους. Αυτή η κίνηση προφανώς απαιτεί ουσιαστικότερη ενασχόληση και περισσότερο χρόνο, προκειμένου να αποφασίσετε σχετικά με την επένδυση σε ένα σύστημα ERP. Ευτυχώς όμως, το ζήτημα αυτό δεν χρειάζεται να αποτελέσει εμπόδιο. Μπορείτε να ξεκινήσετε τσεκάροντας το documentation της λύσης και, μέσω των περιγραφών τού τρόπου εκτέλεσης των λειτουργιών που σας ενδιαφέρουν, θα μπορέσετε να ξεχωρίσετε τα χρήσιμα από τα περιττά χαρακτηριστικά.

Σαφώς θα χρειαστείτε περισσότερο χρόνο σε σχέση με το να τσεκάρετε απλά features σε μια λίστα, αλλά θα γλυτώσετε από μια ακατάλληλη επιλογή και το συνεπακόλουθο κόστος. Η αξιολόγηση όλων των πιθανών υποψηφίων για την τελική επιλογή του ERP, παραμένει μια σύνθετη και αναγκαστικά χρονοβόρα διαδικασία, τουλάχιστον εφόσον επιθυμείτε να γίνει με σωστό τρόπο. Αυτό δεν είναι κάτι κακό, μιας και σίγουρα πρόκειται για μια σοβαρή κίνηση από μέρους της επιχείρησής σας, με μακροπρόθεσμες συνέπειες.

Σε τελική ανάλυση, η επιλογή ενός σοβαρού παρόχου όπως είναι η SoftOne, θα σας οδηγήσει βήμα προς βήμα στη διαδικασία επιλογή/παραμετροποίηση/υλοποίησης και αποτελεί μονόδρομο για την επιχείρησή σας.