ERP εντός budget, αλλά πώς;

Ένα βασικό σημείο προβληματισμού για τις επιχειρήσεις, το οποίο ίσως προκαλέσει υπέρβαση του budget, είναι το κόστος υλοποίησης μίας λύσης ERP. Χωρίς προσεκτικό έλεγχο, είναι πιθανό να παρατηρήσετε αργοπορία στο timeline σας, με αποτέλεσμα χαμένα deadlines, αυξημένη πολυπλοκότητα, και τελικά αυξημένες δαπάνες.

Προκειμένου μία επιχείρηση να αποτρέψει μία πιθανή υπέρβαση του budget, οι υπεύθυνοι της υλοποίησης θα πρέπει να αναγνωρίσουν και να σχεδιάσουν πολλαπλά στάδια υλοποίησης, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

• Επιλογή του κατάλληλου vendor, ο οποίος θα συνδράμει ουσιαστικά στην ορθή διαδικασία υλοποίησης.
• Ορθή εκτίμηση του σκοπού και της χρησιμότητας του project, ώστε να μην προκύψουν δυσάρεστες εκπλήξεις όταν ξεκινήσει η υλοποίηση.
• Περιορισμός των customizations και των modifications στις πλέον κρίσιμες, δεδομένου πως μέσω αυτών μπορεί να προκληθεί υπέρβαση στο budget.
• Προσεκτικός σχεδιασμός των δραστηριοτήτων συντήρησης και αποθήκευσης, οι οποίες πρέπει να συνυπολογίζονται στο budget.

Εκτός όμως από τις αναπάντεχες δαπάνες υλοποίησης, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να δώσουν την απαιτούμενη προσοχή και στις μακροπρόθεσμες δαπάνες του ERP. Για παράδειγμα, οι περισσότεροι δεν δείχνουν την απαιτούμενη προσοχή σε δαπάνες όπως η ενσωμάτωση εφαρμογών (application integration), η συντήρηση και οι αναβαθμίσεις που απαιτούνται αφότου έχει ολοκληρωθεί η υλοποίηση.

Σύμφωνα με την Gartner, ως το 2018, το 90% των επιχειρήσεων θα υπολείπεται σε μια βιώσιμη στρατηγική αυτού που αποκαλείται «μεταμοντέρνα ενσωμάτωση εφαρμογών». Πρόκειται για την αυξανόμενα σύνθετη ενσωμάτωση third–party εφαρμογών στις ήδη υπάρχουσες λύσεις ERP.

Προκειμένου να αντεπεξέλθουν στις μακροπρόθεσμες δαπάνες του ERP integration, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να κάνουν τα εξής:

• Διαμόρφωση ενός κατάλληλου σχεδίου application integration, που περιλαμβάνει το κόστος συντήρησης του συστήματος ERP, καθώς και των ενσωματωμένων εφαρμογών που πιθανώς να επηρεάσουν τη λύση κατά την αναβάθμισή τους.
• Επιλογή ενός κατάλληλου παρόχου που θα αναβαθμίσει και θα συντηρήσει τη λύση ERP, όπως επίσης και τις integrated apps που πιθανώς να επηρεάσουν τις επιδόσεις του ERP.

Καθώς αυξάνεται σημαντικά ο ανταγωνισμός στην αγορά, οι επιχειρήσεις αναγνωρίζουν την ανάγκη για περικοπές δαπανών και στο σύστημα ERP. Σε τελική ανάλυση, το ERP θα πρέπει να λειτουργεί ως ένα «καλο-κουρδισμένο» εργαλείο, το οποίο επιτρέπει στις επιχειρήσεις να κατανείμουν το budget τους σε περιοχές που έχουν μεγαλύτερη σημασία, όπως είναι η καινοτομία. Προκειμένου να το επιτύχουν, θα πρέπει εξαρχής να έχουν καταστρώσει ένα σχέδιο που θα οδηγήσει σε μία επιτυχημένη υλοποίηση του ERP. Αυτό συνεπάγεται όχι απλά την περικοπή δαπανών κατά την υλοποίηση, αλλά ταυτόχρονα τη λήψη μέτρων που θα έχουν ως αποτέλεσμα τη διατήρηση του κόστους σε χαμηλά επίπεδα, σε μακροπρόθεσμη βάση.