Μην παραμελείτε το training!

Η εκπαίδευση του προσωπικού, όσον αφορά την υλοποίηση ενός ERP project, είναι ένας παράγοντας που πολλές επιχειρήσεις παραμελούν, μιας και τη θεωρούν δευτερεύουσας σημασίας ως προς το τελικό αποτέλεσμα. Αυτό που πρέπει όμως να γνωρίζετε είναι πως η έλλειψη της σωστής εκπαίδευσης, έχει ως αποτέλεσμα ένα σύστημα που δουλεύει σε “χαμηλές ταχύτητες”, αλλά και αντίστοιχα χαμηλό ηθικό από πλευράς προσωπικού.

Προκειμένου να αποφύγετε αυτές τις κακοτοπιές, θα πρέπει να δώσετε τη δέουσα σημασία στο θέμα της εκπαίδευσης και μάλιστα από τα πρώτα στάδια, ήδη από τη στιγμή που έχετε επιλέξει τη λύση ERP. Έχετε κατά νου πως ο στόχος της εκπαίδευσης επάνω στο ERP είναι να διασφαλίσει πως οι εργαζόμενοι αφενός να κατανοήσουν πώς δουλεύει στο σύνολό του το σύστημα και αφετέρου να εξοικειωθούν με τις λειτουργίες του. Η διαδικασία αυτή είναι σχετικά χρονοβόρα και απαιτεί… εντατική προπόνηση, οπότε μην περιμένετε πως θα ολοκληρωθεί μέσα σε μια ημέρα. Αυτό συνεπάγεται προφανώς πως θα πρέπει να προγραμματίσετε προσεκτικά και εξαρχής το πρόγραμμα εκπαίδευσης, επιλέγοντας και ποιος θα είναι εκείνος που θα εκπαιδεύσει το προσωπικό, καθώς και ποιο πρόγραμμα θα επιλέξουν οι εκπαιδευτές.

Κατά την κατάρτιση του προγράμματος, βεβαιωθείτε πως θα περιέχει ένα μείγμα θεωρίας και hands-on οδηγιών. Στην ίδια λογική, είναι σημαντικό να προσφέρετε στο προσωπικό σας ένα background της νέας λύσης, αλλά και του πώς λειτουργεί. Οι πληροφορίες αυτές θα τους βοηθήσουν να κατανοήσουν τη λογική των εργασιών που πρόκειται να αναλάβουν αργότερα, ενώ ταυτόχρονα θα τους βοηθήσει να αισθανθούν ακόμα πιο άνετα με το νέο σύστημα. Υπάρχει μια σειρά από τεχνικές εκπαίδευσης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και στην καλύτερη περίπτωση, το πρόγραμμά σας θα περιέχει αρκετές από αυτές. Για παράδειγμα, εκτός από την κλασική εκπαίδευση σε αίθουσα, άλλες τεχνικές περιλαμβάνουν το e-learning, βίντεο, εικονικά workshops και online σεμινάρια. Έχετε υπόψη σας πως οι άνθρωποι μαθαίνουν καλύτερα με τη χρήση διαφορετικών μεθόδων, μιας και η ποικιλία αυξάνει τις πιθανότητες πως η αφομοίωση της γνώσης θα είναι πληρέστερη και επιτυχέστερη.

Στην ίδια λογική, ίσως αποδειχθεί αποδοτικότερη η εκπαίδευση one-on-one. Σε κάποιες πιο απαιτητικές περιπτώσεις, το να βάλετε έναν εκπαιδευτή να δουλέψει με μεμονωμένους εργαζόμενους, θα βοηθήσει στην ανακάλυψη των αδύναμων σημείων, επιταχύνοντας τη διαδικασία εκμάθησης. Η παροχή από μέρους σας άφθονου υλικού με τη μορφή εγχειριδίων, πινάκων κλπ. -είτε σε εκτυπωμένη μορφή είτε online- αποτελεί ένα ακόμα βήμα για την κατανόηση και την περαιτέρω αφομοίωση (με τη μορφή επανάληψης) του υλικού στο οποίο έχουν εκπαιδευτεί. Προφανώς και είναι ουτοπικό να περιμένετε πως οι εργαζόμενοι θα γίνουν άριστοι γνώστες του συστήματος απλά μελετώντας έντυπα, αλλά θα έχουν αφενός κάποια γραπτά σημεία αναφοράς και αφετέρου θα τους βοηθήσει να παραμένουν «εντός κλίματος» για όσο διαρκεί η εκπαίδευση.

Καθοριστική ένδειξη σχετικά με την επιτυχία του προγράμματος εκπαίδευσης είναι το ηθικό των εργαζομένων σας. Με απλά λόγια, εφόσον η διαδικασία συναντήσει αντίσταση ή αντιδράσεις σχετικά με το νέο τρόπο λειτουργίας των πραγμάτων, αυτό αποτελεί ξεκάθαρη ένδειξη πως οι άνθρωποι δεν έχουν κατανοήσει το σύστημα. Στην περίπτωση αυτή, καλό θα ήταν να ξεκινούσατε ενός είδους διορθωτικής εκπαίδευσης, ώστε να μπορέσουν όλοι να κατανοήσουν τα πλεονεκτήματα της λύσης. Προφανώς, δεν πρόκειται ποτέ να επιλύσετε πλήρως και απόλυτα το θέμα των αντιδράσεων, μιας και όποτε επιχειρείται μια ανατροπή του παραδοσιακού τρόπου εργασίας και αντικατάστασής του με κάτι καινούργιο, πάντα θα υπάρχουν αντιδράσεις.

Και εάν όλα αυτά σας ακούγονται πολύπλοκα, δεν θα αρνηθούμε πως όντως είναι έτσι. Η διαδικασία της εκπαίδευσης για την εφαρμογή μιας λύσης ERP απαιτεί χρόνο και έξοδα, προκειμένου να γίνει σωστά. Δεν πρέπει να σκέφτεστε όμως κοντόφθαλμα, καθώς το τελικό αποτέλεσμα θα σας αποζημιώσει πλήρως από κάθε άποψη!