SMBs: Πρόκληση και πεδίο «δόξας» για το ERP

Τα στοιχεία δείχνουν πως ένα μεγάλο ποσοστό μεσαίων και μεγάλων επιχειρήσεων διαθέτουν ήδη λύσεις ERP, οπότε το «πεδίο μάχης» έχει μετατεθεί πλέον στις SMBs. Πρόσφατη έρευνα της Software Advice, αποκάλυψε πως το 87% των πιθανών αγοραστών λύσεων ERP αντιστοιχεί στην κατηγορία των SMBs, ενώ μεγάλο ποσοστό των επιχειρήσεων αυτών δεν διαθέτει κάποια. Δεν είναι τυχαίο λοιπόν που οι κατασκευαστές ERP στοχεύουν σε αυτό το κοινό, θεωρώντας πως διαθέτει την απαραίτητη δυναμική. Ας δούμε λοιπόν ποια είναι εκείνα τα σημεία που αποτελούν πρόκληση για την υιοθέτηση ενός συστήματος ERP από τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις.

Ένα γεγονός που ισχύει για τις επιχειρήσεις κάθε μεγέθους είναι πως η υλοποίηση ενός νέου συστήματος ERP συνεπάγεται σημαντικές αλλαγές στις επιχειρηματικές διεργασίες. Μάλιστα, ιδίως στην περίπτωση των SMBs που συχνά έχουν μάθει να λειτουργούν με εναλλακτικούς τρόπους -όσον αφορά τα οικονομικά, το budgeting, τις αγορές και το reporting τους- ξαφνικά θα βρεθούν να λειτουργούν με διαδικασίες που «φαίνεται πως τις καθυστερούν». Το αποτέλεσμα θα είναι τα τμήματα και οι εργαζόμενοι συχνά να αντιδρούν και να μη χρησιμοποιούν τη νέα μεθοδολογία. Ίσως μάλιστα ανακαλύψουν και τρόπους να παρακάμψουν τις προσεκτικά δομημένες διεργασίες, σαμποτάροντας το σύνολο του πρότζεκτ. Η λύση στο ζήτημα αυτό είναι πως θα πρέπει να πειστούν οι SMBs να «δουν πιο μακριά» από τα πρόσκαιρα προβλήματα, λαμβάνοντας υπόψη τους παράγοντες όπως η προοπτική ανάπτυξης, καθώς και το μέλλον της τεχνολογίας. Με λίγα λόγια, πρέπει να κατανοήσουν πως υπάρχει κάτι που ξεπερνά τις τρέχουσες ανάγκες τους, ακόμα και σε ορίζοντα δεκαετίας από τώρα.

Η δεύτερη, και εξίσου σημαντική, πρόκληση είναι οικονομικής φύσεως. Δεν μπορούμε να παραβλέψουμε πως η υιοθέτηση μιας λύσης ERP έχει ένα συγκεκριμένο κόστος, τόσο για hardware και software, όσο και για την ίδια την υλοποίηση. Προκειμένου να το περιορίσουν, πολλές SMBs αρχίζουν τις περικοπές σε μη κρίσιμα σημεία, το οποίο συχνά οδηγεί μακροπρόθεσμα σε ακόμα μεγαλύτερα έξοδα. Για παράδειγμα, είναι αρκετές οι SMBs που θεωρούν πως δεν είναι αρκετά μεγάλες για να χρειάζονται συγκεκριμένες διαδικασίες υλοποίησης, έχοντας την τάση να επικεντρώνουν στα τεχνικά ζητήματα και να παραμελούν αυτά του προσωπικού τους και των διεργασιών, κάτι που θα βρουν αργότερα μπροστά τους, με προφανείς οικονομικές επιπτώσεις.

Η λύση είναι πως αντί να περικόψουν σημαντικά στοιχεία που συνεισφέρουν στην επιτυχία του ERP (όπως είναι η εκπαίδευση, ο χρόνος τεσταρίσματος πριν την ενεργοποίηση κ.ο.κ.), οι SMBs θα πρέπει να στραφούν σε μια προσέγγιση σταδιακής υλοποίησης, δηλαδή επίλυση καταρχάς των πιο κρίσιμων προβλημάτων, για τα οποία και έγινε η αγορά του ERP, διασφαλίζοντας πως τα απαραίτητα στοιχεία έχουν υλοποιηθεί πλήρως. Με τον τρόπο αυτόν, το κόστος μπορεί να περιοριστεί και τα χρονοδιαγράμματα να τηρηθούν, επιτρέποντας στην επιχείρηση να δει άμεσο όφελος.

Το τρίτο σημείο-πρόκληση για τις SMBs είναι να αναγνωρίσουν έγκαιρα και να ζυγίσουν τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα των διαθέσιμων μοντέλων. Για πολλές από τις επιχειρήσεις του είδους αυτού, μπορεί να είναι οικονομικότερη η απόκτηση ενός cloud ERP. Οι SMBs δείχνουν να αισθάνονται πιο άνετα με τη λογική του cloud computing και των πλεονεκτημάτων του, όπως οι ταχύτεροι χρόνοι υλοποίησης και τα μειωμένα κόστη ΙΤ. Από την άλλη, το cloud δεν αποτελεί πανάκεια για όλες τις SMBs. Ορισμένα μοντέλα τιμολόγησης περιλαμβάνουν εξτρά έξοδα για uploads, downloads κ.ά. Οι SMBs θα πρέπει να προβούν σε μια ολοκληρωμένη ανάλυση του κόστους σε μακροπρόθεσμη βάση, προτού να επιλέξουν ποιο είναι εκείνο το μοντέλο που τους ταιριάζει καλύτερα.