ERP, ακόμα πιο φιλικό προς το χρήστη

Οι λύσεις ERP έχουν κάνει αρκετά βήματα από πλευράς περιβάλλοντος εργασίας και χρηστικότητας. Εντούτοις, παραμένει η πρόκληση του πώς να γίνει το ERP ακόμα πιο φιλικό προς το χρήστη. Αν και δεν υπάρχει κάποια εξασφάλιση πως οι εργαζόμενοι θα ενθουσιαστούν εξαρχής από τη λύση, υπάρχουν κάποια συγκεκριμένα μέτρα που μπορεί να λάβει η επιχείρηση ώστε η υιοθέτηση να γίνει ακόμα πιο φιλική προς αυτούς. Ας τα δούμε αναλυτικότερα.

Ένα από τα συχνότερα λάθη των επιχειρήσεων είναι πως προσπαθούν να προσαρμόσουν τις διεργασίες τους στο ERP, αντί να κάνουν το αντίθετο. Ένα καλό σημείο εκκίνησης θα ήταν να δημιουργήσετε ένα inventory των ρόλων εργασίας και των κενών που υπάρχουν, και στη συνέχεια να προσαρμόσετε τη λύση ERP σε αυτά τα δεδομένα. Όταν το ERP θα ξεκινήσει σταδιακά να φέρνει ορατές βελτιώσεις, αναπροσαρμόστε τις διεργασίες ανάλογα, προκειμένου να εκμεταλλευτείτε όσα έχει να σας προσφέρει.

Πολλές επιχειρήσεις ξεκινούν με την υλοποίηση του ERP τους και στη συνέχεια, φέρνουν κάποια από τα πλέον ικανά στελέχη του κάθε τμήματος, προκειμένου να προωθήσουν την υιοθέτηση του συστήματος. Τότε όμως, είναι ήδη αργά για κάτι τέτοιο. Η λογική είναι πως κάποιοι εργαζόμενοι θα υιοθετήσουν τις αλλαγές, αλλά πολλοί από αυτούς θα αντισταθούν σε αυτή, ακόμα και σθεναρά. Είναι προτιμότερο επομένως να ενεργοποιήσετε τους πλέον ικανούς και πιστούς συνεργάτες σας εξαρχής και ως το πέρας της διαδικασίας, για να επιτύχετε στο σκοπό σας. Με τον τρόπο αυτόν θα βάλετε όλη την ομάδα στο «παιχνίδι”.

Όταν αναπτύσσετε μια λύση ERP και κάνετε μια απότομη αλλαγή, πολλές από τις υπάρχουσες επιχειρησιακές διεργασίες πιθανώς να αλλάξουν εντελώς ή να διαφοροποιηθούν σε σημαντικό βαθμό. Οι γενικός κανόνας είναι πως οι άνθρωποι δεν αρέσκονται στις αλλαγές, οπότε θα πρέπει να αναμένετε αντιδράσεις. Ένα καλό tip για να κάνετε το σύστημά σας περισσότερο φιλικό προς τους εργαζόμενους είναι να ξεκινήσετε την υλοποίηση με αργούς αλλά σταθερούς ρυθμούς, δίνοντάς τους τη δυνατότητα να προσαρμοστούν στις νέες συνθήκες.

Τα διαφορετικά τμήματα έχουν διαφορετικές ανάγκες όσον αφορά το ERP, οπότε η προσέγγιση του τύπου «ένα σύστημα για όλους» δεν έχει λογική. Βεβαιωθείτε πως το ERP σας είναι παραμετροποιημένο για το κάθε τμήμα ξεχωριστά και τις ιδιαίτερες ανάγκες του. Και βέβαια, προσπαθήστε τα πάντα να είναι όσο το δυνατόν πιο ξεκάθαρα και απλά -όσο πιο σύνθετα τόσο μεγαλύτερες οι αντιδράσεις.

Θυμηθείτε πως οι χρήστες του συστήματος δεν είναι και δεν μπορούν να γίνουν ειδικοί στο ERP. Αντίθετα, πρέπει να είναι experts στο αντικείμενό τους και το ERP να είναι ένα εργαλείο στα χέρια τους που θα τους βοηθήσει να αναπτύξουν τα ταλέντα τους. Βέβαια, πολύ συχνά το αντικείμενο της εργασίας αλλάζει συν τω χρόνω. Η εμπειρία χρήσης του ERP καθιστά ευκολότερο για τους χρήστες να αναπροσαρμόζουν τους ρόλους τους, να προσθέτουν πεδία και διεργασίες, με αποτέλεσμα να γίνονται πιο παραγωγικοί.

Κάνοντας το ERP φιλικότερο προς τους εργαζομένους, το αποτέλεσμα θα είναι να εργάζονται λιγότερο. Ένας τρόπος με τον οποίο οι επιχειρήσεις θα υποστηρίξουν αυτό το πλεονέκτημα είναι να φερθούν έξυπνα και να χρησιμοποιήσουν τα activity feeds και τις ειδοποιήσεις, αντί να ωθούν τους χρήστες να παρακολουθούν τις πληροφορίες σχετικά με το τι συμβαίνει στο σύστημα. Μην περιμένετε από τους εργαζομένους σας να ανακαλύψουν τι γίνεται -φέρτε τα δεδομένα σε αυτούς, με έναν εύκολο στην κατανόηση τρόπο.

Τέλος, δώστε έμφαση στο training και στο documentation για το σύστημα ERP, εκτός από αυτά που θα σας προσφέρει ο πάροχος. Με τον τρόπο αυτό θα εξοικειώσετε ταχύτερα τους εργαζομένους σας με τη λύση, κάτι που σίγουρα θα διευκολύνει την υιοθέτηση.