Επιλέγοντας τη σωστή λύση e-Invoicing

Προτού επιλέξετε μία λύση e-Invoicing για την επιχείρησή σας, θα πρέπει προηγουμένως να βεβαιωθείτε ότι η λύση που θα “προκρίνετε”, διαθέτει ορισμένα σημαντικά και καίρια λειτουργικά χαρακτηριστικά (features). Προς διευκόλυνσή σας, αναφέρουμε στη συνέχεια ορισμένες δυνατότητες που θεωρούνται κρίσιμες για μακροχρόνια και επιτυχημένη υλοποίηση μίας λύσης ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων

Η λύση που θα επιλέξετε, θα πρέπει να επιτρέπει την αποστολή ηλεκτρονικών παραστατικών προς τους πελάτες σας, ανεξάρτητα από το σύστημα που χρησιμοποιούν, το μέγεθος της επιχείρησής τους, τις τεχνικές τους δυνατότητες ή τη γεωγραφική τους θέση. Θα πρέπει επίσης να υποστηρίζει την ενσωμάτωση και άλλων σημαντικών συνοδευτικών εγγράφων, όπως πχ φορτωτικά έγγραφα, φυλλάδια, τιμοκαταλόγους, συμβάσεις κα. Τέλος, θα πρέπει να συνεργάζεται με τις πολιτικές ασφαλείας και τις επικοινωνιακές στρατηγικές της επιχείρησής σας και των συνεργατών σας.

Ενσωμάτωση με λογιστήριο

Σύμφωνα με έρευνες, πολλές επιχειρήσεις εκμεταλλεύονται τη λειτουργικότητα που περιλαμβάνεται εντός του συστήματος ERP τους. Η λύση e-Invoicing που θα επιλέξετε, θα πρέπει να διασυνδέεται εύκολα με το σύστημά σας ώστε να ενσωματώνεται στην υπάρχουσα ροή εργασιών σας, δίχως την ανάγκη αντικατάστασης της υπάρχουσας λειτουργικότητας. Με τον τρόπο αυτό, θα είστε σε θέση να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε το δικό σας λογιστικό σύστημα για να επεξεργαστείτε τα δεδομένα σας και να εκμεταλλευτείτε τα υπάρχοντα εργαλεία διαχείρισης.

Συμμόρφωση με τους κανόνες

Καθώς οι νόμοι και οι κανόνες παγκοσμίως αλλάζουν συχνά, θα πρέπει να διασφαλίσετε πως το σύστημά σας πληροί τις σχετικές προϋποθέσεις, ώστε να παραμένετε συνεχώς συμμορφωμένοι με τις απαιτήσεις της εφορίας. Με λίγα λόγια, η λύση e-Invoicing θα πρέπει να ενημερώνεται εύκολα με τυχόν αλλαγές και στη συνέχεια, οι αλλαγές αυτές να γνωστοποιούνται ξεκάθαρα και να αντιμετωπίζονται εντός της λύσης.

Ποιοτικές υπηρεσίες

Η λύση που θα επιλέξετε, θα σας βοηθήσει να εξαλείψετε πλήθος εργασιών αναζήτησης και ανάλυσης που σχετίζονται με την εγκυρότητα των τιμολογίων, εκτελώντας ελέγχους ποιότητας προτού τα τιμολόγια δοθούν στον πελάτη.

Αρχειοθέτηση

Μια από τις σημαντικότερες απαιτήσεις των ποικίλων κανονιστικών ρυθμίσεων, είναι εκείνη της αρχειοθέτησης των τιμολογίων. Πολλές χώρες απαιτούν αρχειοθέτηση των ψηφιακών τιμολογίων για μεγάλα χρονικά διαστήματα. Η λύση e-Invoicing που θα επιλέξετε, πρέπει να προσαρμόζεται σε αυτές τις απαιτήσεις, ενώ ταυτόχρονα nα καθιστά εύκολη την πρόσβαση και την ανάκτηση των τιμολογίων.

Auditing και reporting

Δεδομένου ότι ο ΦΠΑ και ο φόρος επί των πωλήσεων αντιπροσωπεύουν μεγάλο μέρος του ΑEd3m5p5p!ΕΠ των περισσοτέρων χωρών, ο έλεγχος (εξωτερικός ή εσωτερικός) αποτελεί σημαντικό στοιχείο για οποιαδήποτε λύση e-Invoicing. Επομένως, είναι σημαντικό η λύση να προσφέρει τα ακόλουθα:

• Δυνατότητα παρουσίασης των τιμολογίων σε αναγνώσιμη μορφή
• Διαθέσιμα reports για όσους τα έχουν ανάγκη, εντός και εκτός της επιχείρησης
• Ανταπόκριση σε νόμους προστασίας δεδομένων.