Υλοποίηση EDI σε απλά βήματα!

Όλοι μας έχουμε ακούσει ιστορίες σχετικά με περιπτώσεις υλοποιήσεων που απαίτησαν πολύ χρόνο και χρήματα, με αβέβαια αποτελέσματα. Από την άλλη, το EDI εγγυάται ένα εξαιρετικό ROI, αλλά προκειμένου να γίνει αυτό, η ίδια η διαδικασία της υλοποίησης θα πρέπει να αναλυθεί διεξοδικά και να εξεταστεί προκειμένου να μπορέσουμε να καθορίσουμε τους στόχους της και να αναγνωρίσουμε τους βασικούς τομείς βελτίωσης.

Στη συνέχεια, αναφερόμαστε σε κάποια σημεία που έχουν αντίκτυπο στην υλοποίηση του EDI και τα οποία απαιτούν την προσοχή σας.

1. Εξετάστε προσεκτικά το βασικό σύστημα ERP ή POS που διαθέτετε, προκειμένου να καθορίσετε τι είδους πληροφορίες μπορεί να επεξεργαστεί, να παραγάγει και να εισαγάγει το σύστημα.
2. Τσεκάρετε το σύνολο των συνεργατών της εφοδιαστικής σας αλυσίδας, ώστε να αναγνωρίσετε εκείνους που έχουν τη δυνατότητα χρήσης EDI, καθώς και τι είδους συναλλαγές EDI χρειάζονται.
3. Κάντε μια ανάλυση αναγκών (γνωστή και ως gap analysis), προκειμένου να εκτιμήσετε τι είδους πληροφορίες είναι διαθέσιμες, καθώς και ποιες πληροφορίες απαιτούνται για τις EDI συναλλαγές σας, βάσει των επιχειρησιακών σας αναγκών.
4. Δημιουργήστε ένα διάγραμμα αλληλουχίας (sequence diagram) για να περιγράψετε τη ροή δεδομένων ανάμεσα στο κάθε βήμα της διαδικασίας ξεχωριστά. Η κίνηση αυτή θα σας επιτρέψει να καθορίσετε ποιες διεργασίες επηρεάζονται, καθώς και το πού ακριβώς θα πηγαίνουν τα δεδομένα.
5. Επιλέξτε προσεκτικά τον πάροχό σας, προκειμένου να διασφαλίσετε πως όλα τα βήματα θα εκτελεστούν σωστά: από την αρχική επιλογή ως την υλοποίηση, το customization και την υποστήριξη συνολικά.
6. Ενημερώστε τους συνεργάτες σας για την υλοποίηση και την έναρξη του EDI.
7. Προετοιμάστε ένα χρονοδιάγραμμα και καθορίστε τα βασικά timelines για την έναρξη.
8. Ξεκινήστε την τελική διαδικασία ελέγχου του συστήματος.

Θα πρέπει εξάλλου καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, η ομάδα υλοποίησης του EDI να εξετάσει και να αναλύσει όλα τα σημεία «αντίστασης» -πρόκειται για σημεία που η υλοποίηση του συστήματος θα έχει σημαντικό αντίκτυπο στις υπάρχουσες διεργασίες, κάτι που ίσως προκαλέσει αντιδράσεις από το προσωπικό. Στην περίπτωση αυτή, το management θα πρέπει να κινηθεί προσεκτικά, κάνοντας και τους εργαζόμενους συμμέτοχους στην όλη διαδικασία.