Τι να κάνετε για επιτυχή μετάβαση σε μια νέα λύση ERP;

Η μετάβαση σε μια νέα λύση ERP θα πρέπει να γίνεται απρόσκοπτα. Αφότου την έχετε ολοκληρώσει επιτυχώς, οι χρήστες θα μπορούν να απολαύσουν τα οφέλη της. Ευτυχώς για εσάς, υπάρχουν κάποια συγκεκριμένα βήματα που μπορείτε να προσθέσετε στο πλάνο σας, που θα σας βοηθήσουν αφενός να έχετε μια επιτυχή μετάβαση και αφετέρου να πείσετε τα ανώτερα στελέχη, αλλά και τους εργαζομένους σας, για τη θετική έκβαση.

Πριν και κατά τη μετάβαση

Καταρχάς, προτού προχωρήσετε σε οποιαδήποτε κίνηση για μετάβαση σε μια νέα λύση ERP, θα πρέπει να διασφαλίσετε πως έχετε λάβει υπόψη σας τις απαιτήσεις των στελεχών και των τμημάτων. Όσο ενδελεχής και εάν είναι ο σχεδιασμός σας, δεν θα έχει κανένα αποτέλεσμα εφόσον οι τελικοί χρήστες δεν μπορούν να βασίζονται στη λύση για να κάνουν τη δουλειά τους.

Σε επόμενη φάση, βάλτε προτεραιότητα στις απαιτήσεις, καθώς δεν είναι όλες οι ενσωματωμένες λειτουργίες ζωτικής σημασίας. Επικεντρωθείτε στις πιο σημαντικές από αυτές και το αποτέλεσμα θα είναι πως κανείς δεν πρόκειται να απογοητευτεί όταν ξεκινήσει να χρησιμοποιεί τη λύση.

Στη συνέχεια, όταν το ERP είναι έτοιμο να λειτουργήσει, μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να μετακινήσετε τα δεδομένα άμεσα. Εντούτοις, θα πρέπει να είστε προσεκτικοί πως όλα δουλεύουν ως όφειλαν πριν ξεκινήσετε να εισαγάγετε τα αρχεία σας. Κάντε κάποιες δοκιμές με test data, ώστε να αποτρέψετε την περίπτωση απώλειας και μόλις μείνετε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα, θα μπορέσετε να εισαγάγετε τα δεδομένα που θα χρησιμοποιήσετε στο νέο σύστημα ERP.

Προτού εισαγάγετε τα δεδομένα σας, σχεδιάστε το πώς θα τα χειριστείτε. Οι όποιες αλλαγές θα εμφανιστούν κατά τη διάρκεια του testing, οπότε δεν θα αντιμετωπίσετε εκπλήξεις. Απλά περιλάβετέ τες στο πλάνο υλοποίησής σας. Επιπλέον, βεβαιωθείτε πως έχετε ελέγξει για περιπτώσεις εξαρτήσεων δεδομένων, προκειμένου να τα εισαγάγετε με τη σωστή σειρά. Αφότου έχουν γίνει όλα με τον ενδεδειγμένο τρόπο, ξεκινήστε μετακινώντας τα δεδομένα από το παλιό στο νέο σας σύστημα.

Μετά τη μετάβαση

Τώρα που έχετε επιτυχώς μετακινήσει όλα τα δεδομένα σας στο νέο ERP, θα πρέπει να προχωρήσετε σε ένα ξεκαθάρισμα. Για αρχή, καθαρίστε τα διπλότυπα δεδομένα από το σύστημα, κάτι που συνήθως συμβαίνει εφόσον «τραβάτε» δεδομένα από περισσότερα από ένα συστήματα. Επιπλέον, θα χρειαστεί να ελέγξετε για λάθη, τα οποία προκύπτουν από χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων και όχι μόνον. Και βέβαια, αυτή είναι η καταλληλότερη στιγμή να απομακρύνετε τα όποια απηρχαιωμένα αρχεία που μπορεί να περιορίσουν τις επιδόσεις τής λύσης σας.

Μια νέα λύση ERP σημαίνει πως έχετε πλέον στη διάθεσή σας ένα νέο περιβάλλον εργασίας, «φρέσκο» user experience και νέες διεργασίες. Με τη σειρά του αυτό συνεπάγεται πως οι τελικοί χρήστες θα πρέπει να είναι πλήρως εκπαιδευμένοι σε ό,τι έχει να κάνει με τη χρήση του ERP στις καθημερινές τους εργασίες. Η διαδικασία αυτή είναι σημαντική, οπότε καλό θα είναι να κινηθείτε σε συνεργασία με τον vendor σας προκειμένου να προσαρμόσετε το training στις ιδιαίτερες απαιτήσεις των χρηστών και της επιχείρησής σας.