Η επιτυχημένη υλοποίηση του e-Invoicing στο χέρι σας

Το πρόβλημα με πολλές επιχειρήσεις όποτε αντιμετωπίζουν ένα project e–invoicing, είναι από πού να ξεκινήσουν. Όπως συμβαίνει και με τα περισσότερα ζητήματα, όσο καλύτερος ο σχεδιασμός, τόσο πιο πιθανό να έχετε και τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα. Ας σταθούμε σε κάποια σημαντικά θέματα που θα πρέπει να σκεφτείτε πριν ξεκινήσετε τη υλοποίηση του e-invoicing project σας.

Δαπάνη και ROI

Δεν ξεχνάμε ποτέ πως αυτό που ενδιαφέρει όλα τα ανώτερα στελέχη είναι -σε τελική ανάλυση- η κερδοφορία. Ξεκινήστε επομένως από εκεί, χτίζοντας μια σταθερή βάση που στηρίζεται στο ROI και στους υπολογισμούς αποπληρωμής. Εφόσον συνεργάζεστε με τον κατάλληλο πάροχο, θα σας προμηθεύσει με αξιόπιστες οικονομικές εκτιμήσεις βασισμένες στην εμπειρία τους. Το βασικό στοιχείο, εντούτοις, στο να χτίσετε ένα επιτυχημένο business case, είναι να διασφαλίσετε πως έχετε καταλήξει σε μια συμφωνημένη μέθοδο για τον υπολογισμό της τρέχουσας δαπάνης e-invoicing. Χωρίς αυτό το στοιχείο δεν θα γνωρίζετε κατά πόσον το e-invoicing project θα φέρει τα οικονομικά αποτελέσματα που επιθυμείτε.

Σκεφτείτε το ευρύτερο πλαίσιο

Σχεδιάστε το e-invoicing project σας σύμφωνα με το πόσα τιμολόγια θα έχετε τη δυνατότητα να επεξεργαστείτε αυτόματα και τις χώρες στις οποίες τελικά θα καταλήξουν τα τιμολόγια αυτά. Καλό θα είναι να έχετε λάβει εξαρχής υπόψη σας την παγκόσμια εμβέλεια, ακόμα και εάν αποφασίσετε τελικά πως θα πρέπει να ξεκινήσετε τοπικά. Σκεφτείτε να ξεκινήσετε με τιμολόγια που βασίζονται σε συγκεκριμένα κριτήρια (για παράδειγμα, τον τύπο του τιμολογίου, τον τύπο του business partner κοκ.). Στη συνέχεια, αυξήστε τον αριθμό των τιμολογίων στον οποίο μπορείτε να ανταποκριθείτε αυτόματα ή με την ελάχιστη δυνατή ανθρώπινη παρέμβαση.

Ασφαλής περίοδος μετάβασης

Δεν είναι σπάνιο, για πρακτικούς λόγους, να υπάρξει ένα χρονικό διάστημα που το χαρτί και τα ηλεκτρονικά τιμολόγια να συνυπάρχουν κατά τη διάρκεια της μετάβασης. Αυτό σημαίνει πως θα πρέπει να διασφαλίσετε πως κάποιος ελεγκτής δημόσιας αρχής θα μπορεί εύκολα να ξεχωρίσει τι γίνεται ηλεκτρονικά και τι όχι. Κατά τις αρχικές φάσεις υλοποίησης, θα υπάρξουν κάποιοι συγκεκριμένοι τύποι τιμολογίων που θα παραμείνουν στο χαρτί εξαιτίας των περιπλοκών που παρουσιάζονται συχνά στις εσωτερικές διεργασίες.

Κάποιες επιχειρήσεις επιλέγουν να αποδέχονται και να εκδίδουν εκτυπωμένα τιμολόγια ταυτόχρονα, για τα ίδια αγαθά και υπηρεσίες και για μια μικρή χρονική περίοδο. Εδώ όμως χρειάζεται προσοχή, καθώς τα προβλήματα δεν ελαχιστοποιούνται και η δουλειά μπορεί να αποδειχθεί διπλάσια, ενώ τελικά μπορεί στην πράξη να αυξηθεί και το κόστος που αρχικά σκοπεύατε να μειώσετε.

Στην περίπτωση αυτή, αλλά και συνολικά στη διάρκεια της προετοιμασίας, καλό θα είναι να έχετε τη συνδρομή του έμπιστου παρόχου σας που θα σας καθοδηγήσει με ασφάλεια.