Υλοποίηση ERP: Πώς θα πετύχει;

Εφόσον έχετε λάβει την απόφαση υιοθέτησης μιας λύσης ERP ή όσο βρίσκεστε στη φάση της υλοποίησης, υπάρχουν κάποιοι σημαντικοί παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη σας προκειμένου να εξασφαλίσετε ότι αυτή θα ανταποκριθεί στις τρέχουσες, αλλά και τις μελλοντικές ανάγκες της επιχείρησής σας.

Επιχειρησιακές διεργασίες

Προτού ξεκινήσετε την υλοποίηση του ERP, θα πρέπει να αναγνωρίσετε τα όποια προβλήματα υπάρχουν και να δείτε τι μπορείτε να κάνετε για να τα επιλύσετε. Η αυτοματοποίηση μιας προβληματικής διεργασίας δεν θα έχει τα επιθυμητά αποτελέσματα, απλά θα επιταχύνει μια λανθασμένη επιχειρησιακή διεργασία. Βρείτε το χρόνο να ασχοληθείτε ώστε να μην ξεκινήσετε με το λάθος βήμα.

Βάλτε και άλλους στο «παιχνίδι»

Ποιοι είναι εκείνοι οι τελικοί χρήστες που θα χρησιμοποιήσουν περισσότερο τη λύση; Είναι σημαντικό να τους εμπλέξετε στη διαδικασία, ώστε να αποκομίσετε το μέγιστο από το ERP. Και βέβαια, δεν αναφερόμαστε αποκλειστικά σε εκείνους που εργάζονται στο ΙΤ, αλλά και στους εργαζομένους σε άλλα τμήματα. Συζητήστε ανοιχτά για τις αλλαγές που θα επιφέρει το σύστημα στην επιχείρηση, δεδομένου πως ο αυτοματισμός ίσως χρειαστεί κάποιο χρόνο εκμάθησης. Στη συνέχεια, ζητήστε τους να σας προσφέρουν feedback. Η επικοινωνία αποτελεί πάντα το κλειδί που ανοίγει την «πόρτα» της συλλογικής εργασίας και του παραγωγικού περιβάλλοντος.

Σταδιακή υλοποίηση

Δεν είναι απαραίτητο, αλλά συχνά μια πλήρης υλοποίηση δεν είναι εφικτή για αρκετούς λόγους. Μιας και το ERP είναι μια σύνθετη λύση, θα πρέπει να την αντιμετωπίσετε και ως τέτοια, οπότε μη βιαστείτε. Μια προσεκτική και… κατασταλαγμένη υλοποίηση, θα σας επιτρέψει να εντοπίσετε τα κενά και να αποφασίσετε τον τρόπο με τον οποίο θα τα ξεπεράσετε. Και φυσικά, έχετε τη βοήθεια του παρόχου που θα σας προτείνει τον κατάλληλο τρόπο δράσης.

Διαχείριση αλλαγής

Πρόκειται για κάτι δεδομένο όταν ξεκινήσετε την υλοποίηση μιας νέας λύσης ERP. Θα πρέπει να ελέγξετε προσεκτικά τις διεργασίες και τα συστήματα, καθώς και τις νέες στρατηγικές προκειμένου να εκμεταλλευτείτε στο έπακρο το νέο σύστημα.

Αποτελεσματικό σχέδιο επικοινωνίας

Εφόσον θέλετε να διασφαλίσετε πως όλα τα τμήματα της επιχείρησής σας είναι συντονισμένα, θα ήταν καλή ιδέα να έχετε προετοιμάσει ένα project communication plan. Σε αυτό θα συμμετάσχει μια μικρή, βασική ομάδα εργαζομένων, η οποία θα αναλάβει τη συνολική εποπτεία της λύσης ERP σε όλα τα επιμέρους τμήματα. Το βασικό πλεονέκτημα σε αυτή τη λογική είναι πως θα μπορείτε να αντιμετωπίσετε τα όποια προβλήματα προκύψουν την ίδια στιγμή.

Πλάνο συντήρησης

Μια στρατηγική συντήρησης είναι επιθυμητή και εφικτή, μιας και αποτρέπει τη λύση ERP από το να γίνει απηρχαιωμένη. Εφόσον δεν συντηρήσετε σωστά τη λύση, τότε θα αντιμετωπίσετε θέματα ασφάλειας και επιβράδυνσης των λειτουργιών. Σε περίπτωση αμφιβολιών, καλό θα είναι να ακολουθήσετε τη συμβουλή του provider σας.