Φτηνό ERP, μεγάλο κόστος!

Αν και η τιμή είναι λογικά ένα σημαντικό κριτήριο επιλογής ERP, δεν θα πρέπει να είναι το πρώτο, ούτε και το σημαντικότερο. Και αυτό γιατί, και στην περίπτωση του ERP, ισχύει το «παίρνεις αυτό που πληρώνεις”, με αποτέλεσμα να βρεθείτε με μια λύση που τελικά δεν σας καλύπτει. Επίσης, στις περιπτώσεις των φτηνών λύσεων υπάρχουν πολλά και σημαντικά «κρυφά» κόστη που αρχικά μπορεί να τα παραβλέψετε.

Καθώς λοιπόν φτάνετε στο τελικό στάδιο επιλογής ERP, καλό θα είναι να δώσετε σημασία σε κάποια σημεία που πιθανώς να αποδειχτούν εξίσου σημαντικά με την τιμή.

Ο ρόλος του TCO

Το Total Cost of Ownership είναι μια δαπάνη που περιλαμβάνει το ετήσιο κόστος συντήρησης, το customization, το training, την υποστήριξη και όλο το απαιτούμενο hardware. Αν λοιπόν η αρχική τιμή είναι αρκετά δελεαστική, μην ξεχάσετε να ενημερωθείτε κατά πόσον τα προαναφερθέντα συνυπολογίστηκαν σε αυτή, ώστε ένα έχετε τη συνολική εικόνα του TCO.

Hardware και λειτουργικά συστήματα

Το ERP που είναι βασισμένο σε μια κοινή και οικεία πλατφόρμα είναι μια σημαντική σταθερά. Η λύση ERP που επιλέξατε χρησιμοποιεί σύγχρονη τεχνολογία που μπορεί να υποστηρίξει το τμήμα ΙΤ σας; Μήπως απαιτείται η αγορά νέου server ή τελικά πρέπει να κάνετε το βήμα προς το cloud; Μήπως χρειάζεται ταυτόχρονα να αναβαθμίσετε το λειτουργικό σας σύστημα; Είναι μέρος των σημαντικών ερωτήσεων που πρέπει να θέσετε στον εαυτό σας από την αρχή.

Ο ρόλος του customization

Επιλέξατε κάποια οικονομική λύση ERP, η οποία όμως αντιλαμβάνεστε στην πορεία πως απαιτεί customization προκειμένου να εκτελέσει όλες τις επιθυμητές εργασίες. Θα πρέπει να έχετε υπόψη σας πως το customization απαιτεί πρόσθετες ανάγκες συντήρησης και αναβάθμισης. Από την άλλη πλευρά, εάν επιλέξετε κάποιον αξιόπιστο πάροχο, τότε η διαδικασία αυτή θα έχει γίνει προβλεπόμενα και με το σωστό τρόπο εξαρχής.

Ο ρόλος του training

Τα βασικά πλεονεκτήματα του ERP δεν μπορούν να γίνουν ξεκάθαρα χωρίς εκπαιδευμένους τελικούς χρήστες και συνεχές training, ενώ η δαπάνη αυτή δεν είναι εύκολο να ποσοτικοποιηθεί. Έχει η επιχείρησή σας εξετάσει και συνυπολογίσει αυτήν τη δαπάνη κατά την αρχική επιλογή της λύσης; Εφόσον ο πάροχος προσφέρει δωρεάν training, εξετάστε κατά πόσον αυτό είναι αρκετό για να καλύψει τις ανάγκες των τελικών χρηστών ή θα απαιτηθούν περαιτέρω ώρες, με αποτέλεσμα να αυξηθεί το κόστος; Βεβαιωθείτε πως έχετε κάνει εκ των προτέρων τη σωστή έρευνα και ανάλυση.

Χαρακτηριστικά και λειτουργικότητα

Η πλειονότητα των λύσεων ERP, ακόμα και οι πιο φθηνές, διαθέτουν συγκεκριμένα modules. Το θέμα πάντα είναι ποια από αυτά τα modules έχει ανάγκη η επιχείρησή σας, αλλά και ποια μπορεί να έχει ανάγκη στο άμεσο μέλλον. Δεδομένου πως η τεχνολογία αλλάζει ταχύτατα, θα πρέπει να έχετε υπόψη σας ένα σύστημα που είναι φτιαγμένο εξαρχής με το «βλέμμα» στο μέλλον και περιλαμβάνει όλα εκείνα που καλύπτουν τόσο τις τρέχουσες, όσο και τις μελλοντικές ανάγκες σας.

Φιλικό προς τον χρήστη

Το οικονομικό δεν είναι απαραίτητα και πιο εύχρηστο. Σίγουρα θα είναι πιο απλοϊκό, αλλά είναι αυτό που έχει ανάγκη η επιχείρησή σας; Σε κάθε περίπτωση, η λύση πρέπει να είναι εύχρηστη, ώστε να γίνει αποδεκτή από τους χρήστες και η επένδυσή σας να αποδειχθεί επιτυχημένη. Αυτό σημαίνει πως το περιβάλλον εργασίας πρέπει να είναι πραγματικά φιλικό, κάτι που ένα οικονομικό σύστημα δεν είναι απαραίτητο να εγγυηθεί.

Ο ρόλος της υποστήριξης

Υπάρχουν πολλά και διαφορετικά επίπεδα υποστήριξης που παρέχονται τόσο κατά τη διάρκεια, όσο και μετά την υλοποίηση του ERP. Σε αυτό το σημείο εμφανίζονται και τα μεγαλύτερα προβλήματα με τις «ευκαιρίες» πάσης φύσεως. Θα πρέπει να ελέγξετε κατά πόσον το support υλοποιείται από τον ίδιο τον πάροχο, και κατά πόσον αυτό λαμβάνει χώρα δια ζώσης ή απομακρυσμένα. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε εκ των προτέρων τις επιλογές υποστήριξης, τις μεθόδους και οποιεσδήποτε πρόσθετες δαπάνες περιέχονται. Η υποστήριξη είναι παράγοντας που θα βρίσκετε συνεχώς μπροστά σας. Δεν έχετε την πολυτέλεια να την αγνοήσετε για χάρη της χαμηλότερης τιμής.