ERP: Προετοιμαστείτε σωστά, υλοποιήστε ορθά!

Η προετοιμασία για την υλοποίηση μιας λύσης cloud-ERP αποτελεί προϋπόθεση επιτυχίας. Ως αποτέλεσμα, είναι σημαντικό να γνωρίζετε κάποια από τα πλέον κρίσιμα βήματα προετοιμασίας, τα οποία θα σας προσφέρουν ακόμα καλύτερη εικόνα για το τι θα πρέπει να αντιμετωπίσετε, ενώ ταυτόχρονα θα τονώσουν την αυτοπεποίθησή σας.

Εν αρχή… οι διαδικασίες, και η υλοποίηση του συστήματος cloud ERP προσφέρει μια ευκαιρία για καταγραφή και αναγνώριση των επιχειρησιακών διεργασιών από τη βάση προς τα πάνω, μιας και από τη φύση τους, τα στοιχεία αυτά περιλαμβάνουν σχεδόν όσα είναι σημαντικά για μια επιχείρηση. Το βήμα αυτό είναι απαραίτητο γιατί προσφέρει την ευκαιρία να ξεφορτωθείτε ή να βελτιώσετε τις διεργασίες που μπορεί να μην είναι και τόσο χρήσιμες, προτού μετακινήσετε όλη την υποδομή της επιχείρησής σας σε virtual περιβάλλον.

Το δεύτερο βήμα σχετίζεται με το enterprise reporting και επομένως με το πώς η επιχείρηση χρησιμοποιεί ή όχι τις διαθέσιμες πληροφορίες του νέου ERP. Μπορεί κάποια από τα legacy reporting να αποδειχτούν χρήσιμα στην περίπτωση ενός νέου συστήματος cloud ERP, αλλά δεν ισχύει για την πλειονότητά τους, το οποίο σημαίνει πως ένα καλό ξεκαθάρισμα θα είναι απαραίτητο. Δεδομένου πως το cloud ERP προσφέρει άμεσο πλεονέκτημα και στο θέμα της διαφάνειας, η επιχείρηση θα είναι έτοιμη σε ελάχιστο χρόνο να επεκτείνει τις δυνατότητες του reporting.

Ένα ακόμα σημείο ενδιαφέροντος είναι εκείνο της ασφάλειας, καθώς τα σημερινά συστήματα ERP, εξαιτίας των κυβερνο-επιθέσεων και κενών ασφαλείας, έχουν ακόμα μεγαλύτερες απαιτήσεις από τις προηγούμενες υλοποιήσεις. Αναφερόμαστε σε θέματα που σχετίζονται με την ασφάλεια των δεδομένων, πρωτόκολλα ασφαλείας, ενεργητική/παθητική ασφάλεια και συστήματα recovery. Στην περίπτωση του cloud ERP, η επιχείρηση θα πρέπει ιδιαίτερα να προσέξει για οποιεσδήποτε ασυμβατότητες στις διεργασίες ασφαλείας και πολιτικών που μπορεί να προκύψουν μεταξύ του legacy και του cloud συστήματος, στο οποίο θα μετακινηθεί. Το θετικό και στην περίπτωση αυτή είναι πως το cloud συνήθως περιλαμβάνει έτοιμες διεργασίες που καλύπτουν απόλυτα τις ανάγκες ασφάλειας της επιχείρησης.

Προτού μετακινηθείτε σε ένα νέο σύστημα cloud ERP, καλό θα είναι να ελέγξετε και να επανεκτιμήσετε το σύνολο των δεδομένων σας. Η διαδικασία αυτή πιθανώς να περιλαμβάνει και επουσιώδη ζητήματα (όπως η απομάκρυνση των παρωχημένων καταγραφών, των διπλότυπων καταγραφών), τα οποία όμως θα πρέπει να αντιμετωπιστούν σε κάθε περίπτωση. Σε τελική ανάλυση, η προσπάθεια αυτή θα επιτρέψει στην επιχείρηση να κάνει ένα γερό… ξεσκαρτάρισμα, διασφαλίζοντας πως όλες οι καταγραφές δεδομένων και οι πληροφορίες είναι παντελώς σταθερές και έτοιμες να μετακινηθούν στο cloud.

Τέλος, θα πρέπει να κάνουμε ειδική μνεία στην ήδη υπάρχουσα υποδομή τής επιχείρησης, η οποία θα πρέπει να εκτιμηθεί και να αξιολογηθεί προτού γίνει η μετάβαση. Οι υπεύθυνοι για τη διαδικασία δεν πρέπει να υποτιμήσουν τη σημασία της, δεδομένου πως ένα virtually hosted σύστημα, όπως το cloud ERP θα είναι τελικά τόσο αποτελεσματικό όσο του “επιτρέψει” το τοπικό περιβάλλον.