“Dos και Don’ts” για τη μετάβασή σας στο cloud

Μπορεί το cloud να προσφέρει ευελιξία και επεκτασιμότητα, αλλά αυτό δεν σημαίνει πως μία επιχείρηση θα σπεύσει άμεσα να μετακινηθεί από ένα legacy σύστημα στο cloud. Ιδίως οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις συνεχίζουν να χρησιμοποιούν on-premise λύσεις CRM και ERP επειδή απλά δεν γνωρίζουν πώς να κάνουν την αλλαγή. Ας δούμε κάποια χρήσιμα Dos και Don’ts.

Do: Επικοινωνία/Ενημέρωση

Οι σημαντικές αλλαγές σε μια επιχείρηση -όπως αυτή του business software– απαιτούν σωστή επικοινωνία με τα στελέχη και τους εργαζομένους. Στη λογική αυτή, η ομαλή μετάβαση στο cloud απαιτεί συνεχή ενημέρωση (σε πρώτη φάση σε όσους το χρησιμοποιήσουν άμεσα). Με τον τρόπο αυτόν όχι μόνο η διαδικασία της μετάβασης θα γίνει ακόμα πιο εύκολη για όλους, αλλά θα διευκολύνει και την υποστήριξη για την επερχόμενη αλλαγή. Όσο περισσότεροι είναι εκείνοι που θα εμπλακούν στη μετάβαση στο cloud, τόσο περισσότερο θα συμμετέχουν στη διαδικασία. Το να κρατάτε ενήμερους τους εργαζομένους, ακόμα κι αυτούς που δεν εμπλέκονται άμεσα στη διαδικασία, μπορεί να σας «προφυλάξει» στη συνέχεια από απογοητεύσεις και αντιδράσεις που συνοδεύουν κάθε μεγάλη αλλαγή.

Don’t: Από το ένα στο άλλο…

Η μετάβαση από το on-premise στο cloud ERP συχνά απαιτεί κάτι περισσότερο από μια απλή μεταφορά από το ένα στο άλλο σύστημα. Οι cloud λύσεις προσφέρουν μια ευρεία γκάμα υπηρεσιών, οι οποίες μπορεί ταυτόχρονα να είναι συναρπαστικές και προκλητικές για τους νέους χρήστες. Προκειμένου να εκμεταλλευτούν τη λειτουργικότητά τους, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να αναπτύξουν ένα πλάνο διαχείρισής τους σε συνεχή βάση, προτού ακόμα ξεκινήσει η μετάβαση. Όπως εξάλλου συμβαίνει και με όλα, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να δώσουν προσοχή στις διεργασίες τους, αποφασίζοντας ποιες πρακτικές χρειάζονται συνεχή υποστήριξη και ποιες τροποποίηση, πριν βρουν τα εργαλεία εκείνα θα ανταποκριθούν καλύτερα σε αυτές.

Do: Αλλαγή νοοτροπίας

Η μετάβαση από το on-premise στο cloud ERP δεν είναι απλά μια διαδικασία, αλλά περισσότερο μια αλλαγή νοοτροπίας, με στόχο να φέρνετε εις πέρα τις διεργασίες σας πολύ καλύτερα από ό,τι πριν. Αυτό όμως συνεπάγεται μια συνολικότερη αλλαγή μεθόδων, ώστε να επωφεληθείτε πλήρως από τις δυνατότητες του cloud. Από την άλλη, μπορεί το cloud να επιτρέπει τον αυξημένο αυτοματισμό, αλλά και πάλι κάποιες εργασίες πρέπει να γίνουν ανεξάρτητα, ώστε να εκμεταλλευτείτε τις υπάρχουσες δυνατότητες. Εξετάστε τις διεργασίες σας προσεκτικά και αποφασίστε ποιες πρακτικές θα ωφεληθούν από τον αυτοματισμό ή δημιουργήστε πρακτικές που θα αυτοματοποιηθούν για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα.

Don’t: Μην αμελείτε την ασφάλεια

Το ίδιο ισχύει και στην υλοποίηση της στρατηγικής ασφαλείας. Παρόλο που το cloud είναι ασφαλέστερο από το on-premise, αυτό δεν σημαίνει πως δεν πρέπει να υπάρχει μια ολοκληρωμένη στρατηγική. Χρησιμοποιήστε εξειδικευμένα cloud εργαλεία (και όχι εκείνα που είχατε στο on-premise), ώστε να εξασφαλίσετε πως τα ευαίσθητα δεδομένα σας παραμένουν ασφαλή από τους hackers.