Το νέο τοπίο και η αναγκαιότητα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση επιτρέπει στις επιχειρήσεις να στέλνουν τιμολόγια απευθείας μεταξύ ηλεκτρονικών συστημάτων, επιτρέποντας έτσι ταχύτερες πληρωμές μεταξύ προμηθευτών και πελατών. Ειδικά κατά τη διάρκεια της πανδημίας, οι ηλεκτρονικές συναλλαγές κάθε είδους αυξήθηκαν σημαντικά, αφήνοντας παρακαταθήκη αλλά και προσδοκίες για το μέλλον. Αυτό που είναι βέβαιο είναι πως η μετά την πανδημία εποχή θα είναι σίγουρα διαφορετική όσον αφορά την ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Αν και η ηλεκτρονική τιμολόγηση σίγουρα δεν είναι νέα τεχνολογία, η σημασία και η αξία της έχουν λάβει νέες διαστάσεις τα τελευταία χρόνια. Η πανδημία του Covid-19 υπήρξε ο καταλύτης για πολλές επιχειρήσεις προκειμένου να αναπτυχθούν ψηφιακά και να υιοθετήσουν νέες τεχνολογίες χωρίς ανθρώπινη επαφή, όπως η ηλεκτρονική τιμολόγηση, για συγκεκριμένους λόγους, όπως θα δούμε στη συνέχεια.

Εξορθολογισμός και αποτελεσματικές διαδικασίες

Χάρη στην ηλεκτρονική τιμολόγηση, οι επιχειρήσεις λαμβάνουν τιμολόγια, από διάφορους προμηθευτές, χωρίς καμία επαφή, όπου κι αν βρίσκονται. Η ηλεκτρονική τιμολόγηση συμβάλλει στον εξορθολογισμό του κύκλου επεξεργασίας των τιμολογίων, μειώνοντας τις επιπλέον εργατοώρες που απαιτούνται για την επεξεργασία και την έγκριση των τιμολογίων και την παρακολούθηση της εξέλιξής τους, ενώ ταυτόχρονα εξαλείφουν τα ανθρώπινα λάθη. Τα αποτελέσματα στη μετα-πανδημική εποχή είναι η ακόμη μεγαλύτερη εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος, περισσότεροι διαθέσιμοι πόροι και αυξημένη παραγωγικότητα.

Αυξημένη διαφάνεια και ακρίβεια

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση βελτιώνει τη διαφάνεια όσον αφορά τα τιμολόγια, τις παραγγελίες αγοράς και τις συμβάσεις, επιτρέπει την παρακολούθηση των τιμολογίων και παρέχει λεπτομερείς διαδρομές ελέγχου. Η ακρίβεια εξασφαλίζεται μέσω της βελτιωμένης διαφάνειας και της ενδελεχούς παρακολούθησης όλων των βημάτων της διαδικασίας, γεγονός που οδηγεί σε λιγότερα λάθη και προβλήματα ακρίβειας που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε εσφαλμένες ή διπλές πληρωμές.

Αποτελεσματική συμμόρφωση

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι κάτι περισσότερο από μια απλή πλατφόρμα που συμπληρώνει τα ψηφιακά τιμολόγια, καθώς επιτρέπει υψηλότερο επίπεδο συμμόρφωσης. Καθώς το ζήτημα της συμμόρφωσης αφορά τόσο τις εγχώριες όσο και τις διεθνείς συναλλαγές, η μετά την πανδημία εποχή έχει βρει τις επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν την ηλεκτρονική τιμολόγηση ακόμα πιο ανταγωνιστικές.

Μειωμένοι κίνδυνοι

Η μεγαλύτερη διαφάνεια στις συναλλαγές συνεπάγεται μειωμένο κίνδυνο απάτης, ανθρώπινου λάθους, αντιγραφής, παραλείψεων κ.λπ. Οι επιχειρήσεις μπορούν να εξοικονομήσουν πολλές ώρες και πολύτιμους πόρους που απαιτούνταν προηγουμένως για την επαλήθευση των δεδομένων και την εποπτεία της διαδικασίας μέσω όλων των επιχειρηματικών λειτουργιών.

Οικολογική προοπτική

Με την ηλεκτρονική τιμολόγηση, οι επιχειρήσεις θα μειώσουν σημαντικά την ανάγκη για έντυπα τιμολόγια. Εκτός από την ενεργειακή αποδοτικότητα, αυτό μπορεί να μειώσει τόσο τα κατάλοιπα όσο και το κόστος που σχετίζεται με τις διαδικασίες και το έντυπο και χρησιμοποιούνται στην αλυσίδα εφοδιασμού.