Οδηγός ERP για αρχάριους…

Φαντάζομαι πως έχει τύχει να πέσει στα χέρια σας κάποιο από τα (κιτρινόμαυρα) βιβλία της -περίφημης- σειράς «Οδηγός X για αρχάριους» ή αλλιώς «… for Dummies», όπως είναι στη μητρική γλώσσα του εκδοτικού οίκου. Όπου «X» βάλτε ότι φαντάζεστε: από το πως θα χτίσετε το κατάλληλο κοτέτσι (δεν αστειευόμαστε καθόλου) και μυστικά και συνταγές για μπάρμαν μέχρι το πως θα δημιουργήσετε τη web παρουσία της επιχείρησής σας εκ του μηδενός και πως γίνεται πράξη, βήμα-βήμα, το Project Management!

Όχι, μέχρι σήμερα, δεν έχουμε διαπιστώσει πως έχει εκδοθεί το αντίστοιχο «Οδηγός ERP για αρχάριους». Ωστόσο, θέλοντας να βοηθήσουμε, θα κάνουμε ένα σύντομο tour στα βασικά του σημεία, ειδικά για όσους μπορεί να μη διαθέτουν τις απαιτούμενες τεχνικές γνώσεις, αλλά ενδιαφέρονται για την ουσία και κυρίως το πώς μπορούν να κάνουν καλύτερα τη δουλειά τους. Γιατί, πως αλλιώς μπορεί να θεωρηθεί ο περιορισμός του κόστους, η αύξηση της παραγωγικότητας, τα βελτιωμένα επίπεδα εξυπηρέτησης των πελατών, η εναρμόνιση των εταιρικών στρατηγικών με τις επιχειρηματικές διαδικασίες, ο σχεδιασμός πιο εστιασμένων και αποδοτικών ενεργειών marketing, όταν τα επιμέρους τμήματα μιας επιχείρησης μοιράζονται κοινά δεδομένα; Δεν πρόκειται για επιστημονική φαντασία, αλλά απλά για τα οφέλη που προκύπτουν από την εγκατάσταση και λειτουργία ενός ERP συστήματος.

Στα θέματα… SOS εντάσσεται η επιλογή του μοντέλου Software as a Service (SaaS), μέσω του οποίου αποκτάτε πρόσβαση σε συγκεκριμένες υπηρεσίες -και μόνο- που χρειάζεται η επιχείρησή σας (λ.χ. λογιστικά, διαχείριση ανθρωπίνων πόρων κ.ά.), αποφεύγοντας να πληρώνετε άσκοπα για λειτουργίες που σας είναι παντελώς άχρηστες. SOS θεωρείται και η Cloud εκδοχή του ERP, μέσω της οποίας γλιτώνετε από μια σειρά «πονοκεφάλους» όπως πχ να «τρέχετε» το ERP σας σε πληροφοριακό εξοπλισμό στο χώρο της επιχείρησης σας, να δαπανήσετε πολύτιμο χρόνο και χρήμα για την υλοποίηση της εγκατάστασης, να ανησυχείτε διαρκώς για μια σειρά από διαδικασίες που πρέπει να ακολουθείτε (όπως να λαμβάνετε χρονοβόρα backup των αρχείων) κ.ο.κ. Για παράδειγμα, έστω ότι δραστηριοποιείστε στον τομέα της κατασκευής προϊόντων. Εξετάστε εάν το προτεινόμενο ERP διαθέτει ξεχωριστό module που απευθύνεται σε αυτήν. Επιπροσθέτως, δείτε εάν τα όσα προσφέρει, ανταποκρίνονται στην καθημερινότητά σας. Μην εγκλωβιστείτε στο σήμερα, αλλά αναλογιστείτε τι πιστεύετε πως θα συμβεί στην επιχείρησή σας το προσεχές χρονικό διάστημα και εάν αυτό μπορεί να συμπεριληφθεί στο σύστημα.

Ένα στοιχείο που πρέπει να παίξει ρόλο στην τελική σας απόφαση είναι και το αν η φύση της επιχείρησής σας συνεπάγεται την ύπαρξη ανθρώπων που εργάζονται εκτός γραφείου, με τη χρήση pc, tablet ή smartphone. Και δη, εάν χρειάζονται απομακρυσμένη πρόσβαση στη βάση δεδομένων και σε μια σειρά από διαδικασίες, ώστε να είναι πάντοτε απόλυτα ενημερωμένοι για όλα όσα αφορούν την αποδοτικότητά τους: από τις τιμές που ισχύουν για τον συγκεκριμένο πελάτη μέχρι το απόθεμα του συγκεκριμένου προϊόντος. Εξάλλου, η γνώση αποτελεί «όπλο» για έναν πωλητή… Σε αυτή την λογική θα πρέπει να είστε επιφυλακτικοί απέναντι σε πολύπλοκα interfaces, πολλαπλά επίπεδα καταχώρησης και ευρύτερα χρονοβόρες διαδικασίες. Σκεφτείτε πρακτικά και μπείτε στη θέση του πωλητή σας. Τι ζητά από ένα πληροφοριακό σύστημα; Να είναι αξιόπιστο, να «τρέχει» πάντοτε, να μπορεί με μια κίνηση να βλέπει, να προσθέτει, να αφαιρεί και να τροποποιεί δεδομένα παραγγελιών και βέβαια, να τιμολογεί επιτόπου τον πελάτη. «Money in the bank», όπως λένε και στην Αμερική!

Συμπερασματικά, τα πάντα ξεκινούν και τελειώνουν σε μια παραδοχή: επιλέγετε ένα ERP σύστημα για να σας απλοποιήσει τη ζωή και να δώσει λύση στα ζητήματα που αντιμετωπίζει η επιχείρησή σας και όχι να σας δημιουργήσει πρόσθετα.