Επιτυχής υλοποίηση του ERP, στην ώρα του!

Σύμφωνα με εκτιμήσεις, λιγότερα από τα μισά ERP projects ολοκληρώνονται ουσιαστικά εντός προθεσμίας. Ακόμα πιο συχνά, το project όχι απλά απαιτεί πολύ περισσότερο χρόνο από εκείνον που αρχικά είχε υπολογιστεί για την ολοκλήρωσή του, αλλά ξεπερνάει και το αρχικό budget. Το να έχουμε τον έλεγχο του ERP από το ξεκίνημά του, αποτελεί πρωταρχικό στόχο για μια επιτυχή υλοποίηση. Ένας τρόπος είναι η χρησιμοποίηση ενός καλού Project Manager που διαθέτει εμπειρία σε έργα υλοποίησης ERP. Ωστόσο, ακόμη κι ο πλέον ικανός Project Manager θα χρειαστεί να κάνει χρήση κάποιων τακτικών για να διασφαλίσει πως το ERP project δε θα ξεφύγει από τα προγραμματισμένα χρονικά όρια.

Ξεκάθαρα πράγματα

Το πρώτο και σημαντικότερο βήμα για να διασφαλίσετε την επιτυχία της υλοποίησης του ERP θα, είναι να είστε ξεκάθαροι για το σκοπό και τους στόχους του project προτού αυτό ξεκινήσει. Ο Project Manager θα πρέπει να επικοινωνήσει τα γεγονότα αυτά, ζητώντας από τα διευθυντικά στελέχη να συναινέσουν με αυτά προτού αρχίσει η υλοποίηση. Με αυτόν τον τρόπο θα διασφαλιστεί ότι: α) όλοι όσοι συμμετέχουν στο project, γνωρίζουν πού και γιατί “βαδίζει” αυτό και β) κανείς δεν πρόκειται να “εμφανιστεί” στη μέση της διαδικασίας, αλλάζοντας τις κατευθύνσεις του project. Αλλαγές που θα προκύψουν στη μέση του project αποδεικνύονται “ακριβές”, εκτροχιάζουν το timeline και οδηγούν πιθανότατα στην αποτυχία του. Εφόσον ο σκοπός και οι στόχοι της υλοποίησης είναι σαφείς εξαρχής, είναι σχεδόν απίθανο να προκύψουν προβλήματα αυτού του είδους.

Ρεαλιστικές προσδοκίες

Εάν το ξεκάθαρο ξεκίνημα αποτελεί το πρώτο βήμα, το να θέσετε ρεαλιστικές προσδοκίες εξαρχής, είναι εξίσου ουσιώδες. Αποτελεί κοινό τόπο για μια ομάδα υλοποίησης του ERP να είναι πιο “επιθετική” -παρά ρεαλιστική- σχετικά με το χρονοδιάγραμμα της υλοποίησης. Το μεγαλύτερο μέρος του σχεδιασμού γίνεται σε βάση “ best-case-scenario”, ενώ η εκτέλεση του έργου λαμβάνει χώρα στον πραγματικό κόσμο. Όλοι μας επιθυμούμε το καλύτερο αποτέλεσμα στον ταχύτερο δυνατό χρόνο, αλλά κάθε επιχείρηση έχει διαφορετικές απαιτήσεις και διαφορετικές δυνατότητες, και αυτό είναι κάτι που η ομάδα θα πρέπει να έχει υπόψη της όταν εκπονεί ένα πλάνο υλοποίησης.

Σωστή επικοινωνία

Αν και τελευταία στη λίστα, η επικοινωνία δεν είναι σίγουρα η λιγότερο σημαντική από τις ικανότητες που απαιτούνται για να έχετε τον έλεγχο της υλοποίησης του ERP. Στην πραγματικότητα, αποτελεί ουσιαστικό παράγοντα για την επιτυχία του project. Από το να επικοινωνήσετε σε αρχικό στάδιο το σκοπό και τους στόχους του project μέχρι να θέσετε επιτυχώς τις προτεραιότητες σε κάθε μέλος της ομάδας, η επικοινωνία είναι ο συνεκτικός ιστός που θα συγκρατήσει το project. Βεβαιωθείτε πως όποιος διαχειρίζεται την υλοποίηση του ERP, κατανοεί την αξία της επικοινωνίας και έχει κατά νου ένα πλάνο για να διασφαλίσει πως όλοι οι εμπλεκόμενοι αντιλαμβάνονται τα tasks τους, με ποια σειρά αυτά θα πρέπει να ολοκληρωθούν, καθώς και τα deadlines για την ολοκλήρωσή τους.

Επιπλέον, είναι καλή ιδέα να σχεδιάζετε τακτικά meetings με το σύνολο της ομάδας υλοποίησης (συμπεριλαμβανομένων των principals και των executives) ώστε να ενημερώνονται όλοι σχετικά με την πρόοδο του project, καθώς και να σχεδιάζονται τα επόμενα βήματα και να προσδιορίζονται οι σχετικές προσδοκίες. Τα meetings αυτά δε χρειάζεται να γίνονται κάθε εβδομάδα, αλλά σε συχνή βάση ώστε όλοι να έχουν γνώση και να κινητοποιούνται ανάλογα.