Η υλοποίηση του ERP θέλει τον τρόπο της

Όπως κάθε τι στο σύγχρονο επιχειρείν, έτσι και οι λύσεις ERP χρειάζονται ένα συγκεκριμένο τρόπο για να αποδώσουν τα μέγιστα δυνατά οφέλη για την επιχείρησή σας. Τα πλεονεκτήματά τους πολλά, όπως, όμως, και οι προκλήσεις. Το θετικό είναι πως το να εξασφαλίσετε μια επιτυχημένη υλοποίηση ERP δεν είναι κάτι ακατόρθωτο ή κάτι που πρέπει να σας φοβίζει – απλά θα πρέπει να ακολουθήσετε κάποιους κανόνες και βέλτιστες πρακτικές, ώστε να αποφύγετε τους «σκοπέλους».

Μπορεί οι περισσότερες επιχειρήσεις να αναγνωρίζουν θεωρητικά την ιδέα πως μια λύση ERP θα είναι πλεονέκτημα για το business τους, δεν έχουν ωστόσο ερευνήσει ακριβώς το πώς και το γιατί. Αυτό που τους λείπει είναι η σκοπιμότητα και η στόχευση – ποιες θα είναι τελικά οι διεργασίες που θα ωφεληθούν από την υλοποίηση σε πρώτο επίπεδο; Καλό θα είναι, λοιπόν, να αναφερθούμε σε κάποιες πολύ συγκεκριμένες, βέλτιστες πρακτικές. Πιο συγκεκριμένα:

Ξεκινήστε παίρνοντας τους senior managers με το μέρος σας. Εφόσον στηρίξουν το project, τότε θα έχετε στη διάθεσή σας τους απαραίτητους πόρους, ενώ θα λειτουργήσουν και ως decision makers, στην περίπτωση που προκύψει ανάγκη. Η συναίνεση των υψηλόβαθμων στελεχών μεταφράζεται τελικά και σε γενικότερη συναίνεση από το σύνολο των εμπλεκομένων. Βέβαια, δεν αρκούν αποκλειστικά οι seniors, αλλά απαιτείται και η συνεργασία εκείνων των εργαζομένων που χρησιμοποιούν καθημερινά το σύστημα. Έχοντας λάβει υπόψη τις ανάγκες της επιχείρησης συνολικά, θα επιλέξετε το καταλληλότερο σύστημα ERP για να τις καλύψετε.

Φυσικά, κανένα σύστημα δεν μπορεί να… καρποφορήσει, δίχως την κατάλληλη εκπαίδευση. Το training των εργαζομένων στη νέα λύση ERP είναι ουσιώδες προκειμένου να αναγνωριστούν εκ των προτέρων τα πιθανά προβλήματα. Δεν θέλετε να έχετε στη διάθεσή σας ένα νέο σύστημα και κανείς να μην μπορεί να το χρησιμοποιήσει αποτελεσματικά! Εκτός αυτού, να θυμάστε πως αν και πολλές φορές δίνεται μεγάλη βαρύτητα στη διαδικασία εγκατάστασης, ελέγχου και ρυθμίσεων του συστήματος, δεν γίνεται κάτι αντίστοιχο για το χρόνο και τους πόρους που απαιτούνται για την εξαγωγή και τη μετακίνηση των σημαντικών business δεδομένων στο νέο σύστημα. Στην περίπτωση αυτή, είναι καλύτερο να συγχρονίσετε τη διαδικασία του migration με εκείνη του ελέγχου της λύσης, ώστε να διασφαλίσετε ότι τα πολύτιμα δεδομένα σας θα έχουν ελεγχθεί εντός του ERP προτού το εκκινήσετε.

Εάν έχετε μια… dream team στην επιχείρησή σας, καλό θα είναι να τη «ρίξετε στη μάχη». Αν πάλι όχι, καιρός είναι να τη δημιουργήσετε εξαρχής. Η επιτυχής υλοποίηση του συστήματος ERP απαιτεί το καλύτερο από πλευράς έμψυχου δυναμικού. Θυμηθείτε πως θα πρέπει να συμμετάσχουν σε αυτό οι ικανότεροι από όλα τα τμήματα, οι οποίοι θα διαθέτουν και την ευρύτερη κατανόηση σχετικά με όλες τις πλευρές του business. Κατά τη διαδικασία αυτή, η παρουσία ενός αφοσιωμένου project manager είναι πραγματικά πολύτιμη, όχι μόνο αρχικά, αλλά και για να προσφέρει την απαραίτητη υποστήριξη και διαχείριση στα επόμενα στάδια που είναι εξίσου σημαντικά.