Η…τιτανομαχία του Cloud ERP!

Αρκετοί ισχυρίζονται πως η γνώση αποτελεί δύναμη και η άγνοια αδυναμία. Ωστόσο, η πλέον «προβληματική» κατάσταση είναι η ενδιάμεση, αυτή της μισής… γνώσης. Πόσο μάλλον, στον τεχνολογικό τομέα όπου κυκλοφορεί πλήθος πληροφοριών, που είναι αδύνατον να επεξεργαστούν ή να καθοριστεί η αξιοπιστία τους. Στοιχείο, που δυσκολεύει μια επιχείρηση να σταθμίσει τα γεγονότα και τις παραμέτρους, λαμβάνοντας σημαντικές αποφάσεις, όπως η μεταφορά επιχειρηματικών εφαρμογών στο Cloud. Το επόμενο βήμα; Εάν θα επιλεγεί το Cloud ERP ή το ERP που φιλοξενείται στο Cloud. Τα πάντα, βέβαια, ξεκινούν από την πλήρη αντίληψη των διαφορετικών επιλογών υλοποίησης.

Έχοντας κατά νου τις συγκεκριμένες ERP προσεγγίσεις, αυτομάτως προκύπτει το μοντέλο Software as a Service (SaaS). Κι αυτό, καθώς πρόκειται για συστήματα πλήρως βασισμένα στο διαδίκτυο και ακολουθούν ένα συνδρομητικό μοντέλο χρήσης. Δηλαδή, η επιχείρηση πληρώνει ένα μηνιαίο πάγιο για να χρησιμοποιήσει το λογισμικό του εκάστοτε προμηθευτή. Αναμφίβολα, η εγκατάσταση ενός συστήματος που βασίζεται στο μοντέλο SaaS απαιτεί μεν χαμηλά κόστη, ωστόσο δε λείπουν και μερικά ζητήματα. Έτσι, λοιπόν, τα εν λόγω συστήματα δεν παραμετροποιούνται εύκολα, η αναβάθμιση του λογισμικού γίνεται αυτοματοποιημένα (ανεξαρτήτως εάν το επιθυμείτε ή όχι), ενώ σε πολλές περιπτώσεις, μια επιχείρηση δε διαθέτει την ιδιοκτησία στα ίδια της τα δεδομένα. Για να μην αναφέρουμε την περίπτωση της απομάκρυνσής σας από ένα SaaS based ERP σύστημα, που σε πολλές περιπτώσεις «μεταφράζεται» στην απαίτηση για την αγορά των δικών σας δεδομένων από τον προμηθευτή ERP!

Από την πλευρά του, οι Cloud hosted ERP λύσεις αντικατοπτρίζουν ένα περισσότερο «παραδοσιακό» μοντέλο, στο οποίο τα ΙΤ συστήματα βρίσκονται εντός των εγκαταστάσεων μιας επιχείρησης. Για παράδειγμα, στην ανωτέρω περίπτωση αρκετοί επιλέγουν να αγοράσουν μια σειρά από άδειες λογισμικού για ένα συγκεκριμένο ERP σύστημα. Η εγκατάσταση λαμβάνει χώρα στους δικούς σας servers, ενώ εκεί πραγματοποιούνται οι καθημερινές διαδικασίες. Σε ένα hosted περιβάλλον, εξακολουθείτε να αγοράζετε άδειες λογισμικού, όμως αντί να το εγκαθιστάτε στις δικές σας πληροφοριακές υποδομές, αυτό «φιλοξενείται» σε έναν Cloud συνεργάτη. Όπως συμβαίνει και στην λογική του SaaS, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο ERP σας σύστημα και σε άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές από οποιαδήποτε συνδεδεμένη με το internet συσκευή. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορεί το αρχικό κόστος να είναι υψηλότερο καθώς απαιτείται η πλήρης απόκτηση αδειών server, ωστόσο τα επιμέρους κόστη όπως η αγορά και συντήρηση της IT υποδομής, η αναβάθμιση του firewall, του antivirus, του λογισμικού για το server και το backup των δεδομένων επιβαρύνει τον hosting συνεργάτη! Επιπροσθέτως, το λογισμικό σας μπορεί να παραμετροποιηθεί με τέτοιο τρόπο ώστε να ταιριάξει με τις μοναδικές σας ανάγκες, ενώ την ίδια στιγμή έχετε την πλήρη ιδιοκτησία των επιχειρηματικών σας δεδομένων.

Κάποια στιγμή θα φτάσετε στο σημείο που θα αναρωτηθείτε πότε είναι η κατάλληλη στιγμή να μεταφέρετε τις λειτουργίες σας στο Cloud. Η απάντηση δεν μπορεί να είναι μονοσήμαντη ούτε και απόλυτη, ενώ σίγουρα θα πρέπει να ληφθούν υπόψιν οι εξειδικευμένες ανάγκες κάθε επιχείρησης ξεχωριστά. Όπως λένε και οι Αμερικανοί: “One size doesn’t fit all!”. Βέβαια, υπάρχουν μια σειρά από σημεία αναφοράς, τα οποία μπορούν να σας… υποδείξουν το πότε. Για παράδειγμα, εάν μόλις έχετε αποκτήσει έναν ολοκαίνουριο server, το πιθανότερο είναι ότι δεν θα ήταν οικονομικά αποδοτικό να μεταβείτε ταυτόχρονα στο Cloud. Εντελώς αντίθετη είναι η περίπτωση κατά την οποία οι servers σας βρίσκονται στο τέλος του κύκλου ζωής τους ή εάν κάποια αναβάθμιση για το ERP λογισμικό σας δεν είναι συμβατή με το παλαιότερης γενιάς λογισμικό του server σας. Τότε δίχως άλλο το Cloud αποτελεί τη μόνη βιώσιμη λύση για την επιχείρησή σας! Το ίδιο συμβαίνει και με το σενάριο στο οποίο οι servers σας βρίσκονται μεν προς το μέσον της ζωής τους, ωστόσο το ΙΤ τμήμα σπαταλά το μεγαλύτερο μέρος τους για τη λειτουργία των πληροφοριακών σας συστημάτων. Η μετάβαση στο Cloud θεωρείται ενδεδειγμένη.

Όπως κάθε σημαντική επιχειρηματική απόφαση, η μεταφορά στο cloud δεν πρέπει να λαμβάνεται «ελαφρά τη καρδία». Υπάρχουν μια σειρά από παράγοντες που θα πρέπει να ληφθούν υπόψιν. Πριν όμως φτάσετε στο σημείο που θα εξετάζετε τα οικονομικά δεδομένα που απαιτούνται, «ζυγίζοντας» τα πλεονεκτήματα και τα (τυχόν) μειονεκτήματα, είναι ιδιαίτερα σημαντικό να αντιληφθείτε τη διαφορά μεταξύ των ποικίλων επιλογών Cloud υλοποίησης.