Στο άκουσμα του όρου ERP, πολλοί φαντάζονται ένα πολύπλοκο και δύσχρηστο σύστημα λογισμικού. Μπορεί κάπως έτσι να ξεκίνησε, αλλά σήμερα, ακόμα και οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις μπορούν να αξιοποιήσουν ένα σύστημα ERP για να μειώσουν τα λειτουργικά τους έξοδα, να αυξήσουν τα έσοδά τους και γενικά, να διαχειριστούν πιο αποδοτικά όλους τους διαθέσιμους πόρους τους.
ERP ορισμός
Το ακρωνύμιο ERP προέρχεται από τα αρχικά των λέξεων Enterprise Resource Planning, το οποίο μπορεί να αποδοθεί στα ελληνικά ως «σύστημα επιχειρησιακού σχεδιασμού». Στο internet υπάρχουν αμέτρητες αναλύσεις και επιστημονικά άρθρα για το ERP. Ωστόσο, ο επικρατέστερος ίσως ορισμός είναι πως το ERP είναι ένα σύστημα λογισμικού, το οποίο είναι επιφορτισμένο με το να διαχειρίζεται όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης, με απώτερο σκοπό την αύξηση του business performance (Wikipedia ορισμός ERP). Αυτό επιτυγχάνεται με την ορθολογικότερη οργάνωση και αξιοποίηση δεδομένων και πόρων της επιχείρησης (ανθρώπινου δυναμικού, υλικού, οικονομικών πόρων κ.λπ.)ERP: Ιστορική αναδρομή
Από τη σύλληψή του, τη δεκαετία του ’90, όπου το ERP ξεκίνησε εισάγοντας λειτουργίες λογιστηρίου και διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων/μισθοδοσίας σε ένα MRP (Manufacturing Resource Planning), έχει εξελιχθεί τεχνολογικά με ταχύτατους ρυθμούς. Έτσι, τα σύγχρονα ERP έχουν πλέον ενσωματώσει κι άλλες δυνατότητες, όπως διαχείριση πελατειακών σχέσεων (CRM), διαχείριση αποθήκης (warehouse management system - WMS), ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (EDI), ακόμα και συστήματα διαχείριση ποιότητας (Integrated Quality Management – IQM).
Πολλοί συγχέουν τα συστήματα ERP με τα εμπορικά πακέτα λογισμικού. Ωστόσο, ένα ERP είναι κάτι πολύ παραπάνω από μια λογιστική διαχείριση.
Η διαφορά με αυτά είναι ότι ένα ERP επεξεργάζεται και αξιοποιεί όλα τα δεδομένα της επιχείρησης, υποστηρίζοντας όλες τις λειτουργίες της, που μπορεί να εκτείνονται από τις οικονομικές υπηρεσίες και τη διοίκηση ανθρώπινων πόρων, μέχρι την εφοδιαστική αλυσίδα και τις σχέσεις με τους πελάτες.Όλα τα παραπάνω γίνονται εφικτά χάρη στην ενιαία βάση δεδομένων στην οποία καταχωρούνται όλες οι συναλλαγές και τα δεδομένα της επιχείρησης, τα οποία παρακολουθούνται σε πραγματικό χρόνο (ή σχεδόν πραγματικό κάποιες φορές).
Συνοπτικά τα οφέλη του ERP
Μια λύση ERP βοηθάει μία επιχείρηση να:
Αυξήσει τα έσοδά της
Βελτιώσει την αποτελεσματικότητά της, ενοποιώντας διάφορες εργασίες (Finance & Accounting, Manufacturing, Supply Chain, Customer Relationship Management, Human Resources, BI/Reporting)
Αυξήσει την παραγωγικότητα των ανθρώπων της, αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες της
Μειώσει τα λειτουργικά της έξοδα
Αυξήσει την ασφάλεια των επιχειρησιακών της δεδομένων
Αντλήσει και να αξιοποιήσει πληροφορίες από διαφορετικά τμήματα της εταιρείας
Τι περιλαμβάνει ένα σύστημα ERP;
Χαρακτηριστικά ERP
Τρόπος διάθεσης ERP
Μοντέλα λειτουργίας ERP: On-premise, SaaS ή Hosted
Τι είναι το Cloud ERP
Μια λύση που κερδίζει όλο και περισσότερο έδαφος, είναι το ERP στο Cloud, ή όπως αλλιώς ονομάζεται, το SaaS ERP (Software as a Service ERP).
Τι είναι όμως το Cloud ERP; Η λύση αυτή είναι ιδιαίτερα δημοφιλής, διότι αντιμετωπίζει πολλές από τις προκλήσεις που συνδέονται με μεγάλες εγκαταστάσεις ERP. Πρακτικά, μία λύση Cloud ERP (ή εναλλακτικά, Cloud-based ERP) αξιοποιεί τις δυνατότητες που προσφέρει το internet αναφορικά με τη διαχείριση πόρων και την αποθήκευση δεδομένων, επιτρέποντας την εκτέλεση όλων των εργασιών διαχείρισης της επιχείρησης στο Cloud. Ένα Cloud ERP μπορεί να είναι έτοιμο να λειτουργήσει σε ελάχιστο χρόνο, διότι δεν εγκαθίσταται καθόλου λογισμικό στους servers της εταιρείας (όπως συμβαίνει στην on-premise εγκατάσταση). Επιπλέον, αναβαθμίζεται πολύ πιο γρήγορα και ο πελάτης λειτουργεί σε κάθε περίπτωση πάντα την τελευταία έκδοση.
Το Cloud ERP βοηθάει την επιχείρηση να μειώσει τα λειτουργικά της έξοδα, αφού όχι μόνο δεν απαιτείται πρόσθετο hardware, αλλά και η τιμολόγηση γίνεται στη βάση μίας συνδρομής (συνήθως σε ετήσια βάση και ανά χρήστη).
Στο σημείο αυτό, αξίζει να επισημανθεί ότι πρώτη η SOFTONE καθιέρωσε το συνδρομητικό μοντέλο στην Ελλάδα και μάλιστα σε μια εποχή που η έννοια του Cloud ήταν άγνωστη τόσο για τις επιχειρήσεις, όσο και για τους τελικούς χρήστες. Ουσιαστικά, με το S1aaS (Soft1 as a Service), η SOFTONE προσέφερε πρώτη λύσεις μηχανογράφησης με τη μορφή υπηρεσίας, ασχέτως εάν υπήρχε το Cloud ως σύστημα διανομής ή όχι.
Μια άλλη πολύ σημαντική παράμετρος του Cloud ERP, είναι ότι η πρόσβαση στα εταιρικά δεδομένα γίνεται από παντού και με οποιαδήποτε συσκευή.
Τέλος, η ασφάλεια των δεδομένων από την άποψη του disaster recovery plan, θα πρέπει να θεωρείται δεδομένη, αφού η εγκατάσταση του Cloud ERP βρίσκεται σε υπερσύγχρονα data centers.
Για παράδειγμα, η SOFTONE χρησιμοποιεί την τεχνολογία Microsoft Azure και τους αντίστοιχους servers της Microsoft, ενώ ταυτόχρονα προσφέρει πλήρη έλεγχο και διαχωρισμό μεταξύ των δεδομένων και του λογισμικού, ώστε η λύση να είναι πλήρως συμβατή με τις οδηγίες της Ευρωπαϊκής Ένωσης και όχι μόνο.
Τα πλεονεκτήματα του Cloud ERP
Το Cloud ERP συμβάλλει αποδεδειγμένα στη μείωση του κόστους λειτουργίας της μηχανογράφησης της επιχείρησης. Μία λύση Cloud ERP:
Δεν απαιτεί υψηλές επενδύσεις σε υποδομές όπως hardware και data servers, ούτε πρόσθετα έξοδα για αγορά αδειών χρήσης και αναβαθμίσεις, καθώς λειτουργεί σε εξοπλισμό του παρόχου και διατίθεται με τη μορφή συνδρομητικής υπηρεσίας
Απαλλάσσει τα στελέχη του IT από πολύπλοκες, χρονοβόρες και κοστοβόρες εργασίες υποστήριξης του συστήματος (αναβάθμιση, δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας κ.λπ.), επιτρέποντας την αποδοτικότερη αξιοποίησή τους
Ωστόσο, τα πλεονεκτήματα του Cloud ERP είναι ακόμη περισσότερα και εκτείνονται πέραν της εξοικονόμησης στη λειτουργία της μηχανογράφησης.
Πρόσβαση και χρήση από οπουδήποτε, αφού το λογισμικό τρέχει στο Cloud και δεν απαιτεί εγκατάσταση συστημάτων σε απομακρυσμένες τοποθεσίες
Μέγιστη ασφάλεια, καθώς τα δεδομένα δεν είναι αποθηκευμένα σε τοπικούς servers, αλλά σε υπερσύγχρονα data centers με συνεχή έλεγχο, backup και προηγμένες λύσεις ανάκτησης
Ταχύτατη και εύκολη υλοποίηση, χωρίς προηγούμενη εγκατάσταση hardware και software σε servers της επιχείρησης
Ευέλικτη διαμόρφωση, καθώς η εγκατάσταση μπορεί να προσαρμόζεται κάθε φορά σύμφωνα με τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης
Ευέλικτη διαχείριση χρηματικών πόρων, αφού μία cloud λύση επιτρέπει την κλιμάκωση των εξόδων βάσει της εξέλιξης των απαιτούμενων κάθε φορά μηχανογραφικών πόρων
Private ή Public Cloud;
Ανεξάρτητα από τα πλεονεκτήματα που προσφέρει, το Cloud ERP διακρίνεται σε 3 επιμέρους τύπους, ανάλογα με το που ακριβώς βρίσκεται η Cloud εγκατάσταση.
Public Cloud: Το συγκεκριμένο μοντέλο λειτουργεί σε data centers, τα οποία ανήκουν και διαχειρίζονται από τρίτες εταιρείες (Microsoft, Google, Amazon κ.λπ.). Αυτό πρακτικά σημαίνει πως δεν υπάρχουν καθόλου έξοδα διαχείρισης για την επιχείρηση-πελάτη. Πρόκειται για την ιδανική λύση για μικρές και μικρομεσαίες εταιρείες, με βασικό πλεονέκτημα την ταχύτητα υλοποίησης ενός συστήματος ERP, καθώς και την ευελιξία σε ότι αφορά το κόστος κτήσης του (pay as you go).
Τέλος, λόγω του τεράστιου μεγέθους των Public Clouds, οι επιχειρήσεις μπορούν να αυξομειώνουν τις απαιτήσεις τους σε υπολογιστική ισχύ, ανάλογα με τις ανάγκες τους, σε ελάχιστο χρόνο.
Private Cloud: Το Private Cloud αποτελείται από dedicated servers, οι οποίοι μπορεί να βρίσκονται είτε στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης, είτε σε κάποιο τρίτο data center. Το Private Cloud παρέχει όλη την ευελιξία, την επεκτασιμότητα και την αποτελεσματικότητα του Public, ενώ επιπλέον παρέχει μεγαλύτερα επίπεδα ελέγχου και ασφάλειας, συνιστώντας ιδανική επιλογή για μεγάλους πολυεθνικούς και κυβερνητικούς οργανισμούς με πολύ αυστηρές πολιτικές σε ότι αφορά τη διαχείριση δεδομένων.
Επιπλέον, σε ένα Private Cloud, η επιχείρηση μπορεί να διαμορφώνει εύκολα την επεξεργαστική ισχύ, τον αποθηκευτικό χώρο, την ασφάλεια και τη δικτύωση, με απόλυτα συγκεκριμένες προδιαγραφές.
Ωστόσο, με αυτόν τον τρόπο, επιβαρύνεται με το κόστος δημιουργίας του Private Cloud, το οποίο μάλιστα ανεβαίνει σημαντικά όταν το τελευταίο βρίσκεται στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης.
Hybrid Cloud: Η συγκεκριμένη προσέγγιση αποτελεί πρακτικά ένα συνδυασμό χαρακτηριστικών Public και Private Cloud, που αξιοποιεί τα πλεονεκτήματα και των 2 προσεγγίσεων με τον πλέον αποδοτικό τρόπο για μια επιχείρηση. Το Public Cloud μπορεί να χρησιμοποιείται για λιγότερο ευαίσθητα δεδομένα, ενώ αντίστοιχα το Private για τα data που θεωρούνται κρίσιμα για τις λειτουργίες της επιχείρησης. Το συγκεκριμένο μοντέλο λειτουργίας ενσωματώνει όλους τους υφιστάμενους πόρους, επιτυγχάνοντας μια εξαιρετικά ευέλικτη και οικονομικά αποδοτική λύση για την επιχείρηση.
